ОСГ Рекордз Менеджмент - Управление бумажными и электронными документами

10/03/2022

Отмечаем день Архивов России!

28 февраля 1720 г. (10 марта по новому стилю) Петр I подписал Генеральный регламент, который ввёл систему делопроизводства, положив начало российской архивной службе. Сегодня Государственная архивная служба хранит в Архивном фонде Российской Федерации более 55 000 000 единиц хранения информации на различных носителях. В основном, это исторические данные, но и коммерческие компании зависят от хранения информации не меньше, чем наше историческое наследие. При повседневной работе компании накапливают документы, которые требуют хранения для эффективного функционирования компании. Хранить документы внутри своих офисов зачастую нецелесообразно: недостаточно места, «рук» для работы с документами и т.д. В таких случаях на помощь приходят архивные компании.

ОСГ Рекордз Менеджмент предоставляет услуги архивного хранения с 1998 г. Наша ключевая задача — сохранять данные наших клиентов для обеспечения бесперебойной работы бизнеса в России. Сегодня в архивах ОСГ хранят свои документы 4 000 компаний по всей России – от Калининграда до Владивостока. Мы сохраняем в своих архивах более 3 миллиардов бумажных документов, оцифровываем их и помогаем компаниям увеличивать эффективность через профессиональный подход к управлению данными.

С праздником, уважаемые работники архивов!

#ОСГ #ДеньАрхивовРоссии

08/03/2022

ОСГ Рекордз Менеджмент поздравляет великолепных женщин, которые каждый день делают огромный вклад в развитие бизнес-мира и сообществ в целом. #Международныйженскийдень в России традиционно связан с весной и цветами, но это также праздник дружбы, любви, кооперации. Желаем вам весеннего настроения и радости во все времена.

Вместе мы можем создать прекрасный мир.

#Международныйженскийдень2022 #ОСГ

22/02/2022

Коммерческий директор ОСГ Рекордз Менеджмент в России и СНГ Елена Соренсен рассказала изданию «Финансовая Газета» о том, почему банковская сфера остро нуждается в аутсорсинге архивного хранения своих документов и создании электронного архива.

Внедрение цифровых процессов в деятельность банков ускорилось из-за пандемии. По данным Deloitte, 34% российских банков занимается внедрением новых для себя цифровых бизнес-процессов. Один из таких процессов — документооборот. Аутсорсинг хранения документов в ОСГ вместе с услугой создания электронного архива позволит перейти на электронный документооборот и сэкономить до 20% на аренде офисного пространства, а также высвободить под профильные задачи до 40% рабочего времени сотрудников.

Подробнее о том, как это повышает безопасность данных, а также о примере успешного сотрудничества ОСГ с крупным банком читайте в новости: https://www.osgrm.ru/novosti/neochevidnyi-sposob-cifrovizacii-biznes-processov/

#ОСГ #управлениеданными #аутсорсингархива #аутсорсингхранениядокументов #электронныйархив #еАрхив #электронныйдокументооборот #цифровизация #безопасностьданных #кибербезопасность #повышениепроизводительности

18/02/2022

Для разработки устойчивых принципов управления информацией необходимо четко разграничить три понятия: данные, документы и информация.

Данные – самый широкий термин, это факты и собранная статистика, используемые для принятия решений. Это могут быть, например, данные с приборов, установленных в станках промышленного предприятия, а могут быть и данные о финансовом состоянии фирмы в ее документах.

Информация – более узкий термин. Это факты, отправленные и принятые, понятые кем-либо. Можно даже сказать, информация – это данные, помещенные в контекст. И письменный отчет, и устная презентация – это всё может быть информацией.

Документы – это информация, которая записана в определенной форме как доказательство транзакций компании.

Зная это, вы можете выстраивать свою стратегию управления данными более точно. Например, принимать разные политики в отношении данных и документов.

Поздравляем вас Днем управления информацией!

Узнавайте больше про #управлениеинформацией в наших публикациях.

#ОСГ #Деньуправленияинформацией #управлениедокументами

17/02/2022

«Новая реальность» требует переосмысления подхода к управлению рисками

Аналитики выявили, что четверть (25%) сотрудников компаний стали жертвами мошенничества или фишинга, 34% респондентов используют один и тот же пароль на нескольких платформах, 27% — забывают закрыть свой ноутбук, когда уходят со своего рабочего места. Только треть сотрудников (32%) видят смысл в шредировании бумаги.

В условиях гибридных команд, новых бизнес-моделей и кибератак, как никогда важно эффективно управлять сотрудниками и внутренними рисками, чтобы создать устойчивость к внешним воздействиям. Как учитывать человеческое поведение в управлении внутренними рисками и построить культуру осознанности, читайте в нашем руководстве:
https://www.ironmountain.com/uk/resources/landing-pages/b/building-resilience-through-risk-management

#ОСГ #управлениеданными #управлениерисками #кибербезопасность

02/02/2022

Конфиденциальность данных вашей компании окажется под угрозой, если вы не будете учитывать и повышать уровень осведомленности ваших сотрудников о возможных рисках утечки данных. Таков вывод сделан из исследования компании Айрон Маунтен, сформированного на основе опроса 11 000 сотрудников компаний из 10 стран Европы.

Узнайте больше о том, какие привычки и убеждения пользователей повышают риски скомпрометировать ваши #конфиденциальныеданные - https://www.osgrm.ru/novosti/upravlenie-riskami-trebuet-pereosmysleniya/

Поздравляем вас с прошедшим днём конфиденциальности данных #деньконфиденциальностиданных!

#Деньзащитыперсональныхданных #Защитаперсональныхданных #персональныеданные

12/01/2022

62% утечек данных в средних и крупных компаниях происходит в результате некорректного обращения с бумажными документами.

Рассказали изданию New Retail как защитить данные от распространения и некорректного использования независимо от того, на каком уровне цифровой трансформации находится компания.

#безопасностьданных #безбумажныйофис #управлениеданными #ОСГРекордзМенеджмент #кибербезопасность #электронныйархив #документооборот

Как защитить документы от несанкционированного доступа?

20/12/2021

Ранее мы рассказывали, что избавиться от бумаги в офисе можно за три простых шага. Удаленная канцелярия — последний из этих шагов, без которого офис все равно окажется завален бумагой. Сервис заключается в изменении подхода к входящей корреспонденции. Вместо того, чтобы разбираться с ней самостоятельно, вы перенаправляете документы из своего офиса в центр обработки ОСГ. Там специалисты ОСГ проведут архивную обработку и оцифруют документы. Скан-копии будут загружены в e-Архив, а бумажные оригиналы отправятся на хранение. Таким образом, вы сможете работать с документами сразу в электронном виде, не захламляя офис.

Оставьте заявку по адресу https://www.osgrm.ru/kontakty/, чтобы узнать больше о том, как организовать удаленную канцелярию.

#ОСГ #ОСГРекордзМенеджмент #архив #безбумажныйофис #повышениепроизводительности #электронныйархив #еАрхив #сканированиедокументов #обработкадокументов #уничтожениедокументов #шредирование

17/12/2021

Что мы имеем в виду, когда говорим, что безбумажный офис повышает эффективность ваших сотрудников? Исследование IDC 2012 года подтверждает*, что работники умственного труда тратят до двух часов еженедельно на поиск нужных бумажных документов. Помимо этого, хаос из бумаг отвлекает внимание и приводит к повышению уровня стресса. Исследование Принстонского университета 2011 года показывает, что если у человека в поле зрения находится несколько предметов, концентрация и производительность снижаются.
(https://warekennis.nl/wp-content/uploads/2013/11/bridging-the-information-worker-productivity-gap.pdf)

ОСГ создала для вас комплекс услуг для решения этих проблем и повышения продуктивности ваших сотрудников за счет перевода офиса в безбумажный режим. Оставьте заявку на сайте (https://www.osgrm.ru/kontakty/), чтобы узнать больше.

#ОСГ #ОСГРекордзМенеджмент #архив #безбумажныйофис #повышениепроизводительности #электронныйархив #еАрхив #документы #сканированиедокументов #обработкадокументов #уничтожениедокументов #шредирование

03/12/2021

36% сотрудников дома заботятся о безопасности данных меньше, чем в офисе.

Iron Mountain опросила 11 тыс. сотрудников из 10 европейских стран и выяснила, что:
- 34% опрошенных используют один пароль для нескольких ресурсов,
- 27% — не закрывают свой компьютер, уходя с рабочего места,
- 24% пользуются общественным Wi-Fi;
- 18% — хранят на столе записку с паролем,
- 11% — оставляют важные документы на видном месте

Узнать больше на https://lenta.ru/news/2021/12/03/ataka/

#кибербезопасность

Одной из основных причин, по которым россияне становятся жертвами мошенников, является использование одного и того же пароля на нескольких платформах. Аналитики о...

29/10/2021

Лучший способ защититься от угроз — сделать кибербезопасность частью ДНК вашей компании. Из-за участившихся кибератак сейчас важно не просто быть готовыми к эпизодическим атакам, но заниматься вопросами безопасности на ежедневной основе.

Поставьте #Кибербезопасность на первое место с помощью наших четырех советов.


#БудьКиберосведомленным #МесяцКибербезопасности

22/10/2021

Кибербезопасность - развивающаяся отрасль, которая предлагает множество возможностей тем, кто ищет способы проявить себя. Вы можете подумать, что для работы в этой области вам нужны технические навыки или навыки программирования, но это далеко не всегда так. А вы знали, что не только программисты могут стать экспертами в области кибербезопасности и стоять на страже наших данных? #Изучайтеиделитесь нашими советами о том, как начать карьеру в кибербезопасности!
месяц #ЗнанийОКибербезопасности