28/09/2020
🔺ХРАНЕНИЕ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ🔺
⠀
Организация сама не вправе решать сколько хранить тот или иной документ, это устанавливается перечнем типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры и приказы по личному составу имеют в этом перечне 2 срока хранения – 50 лет/75 лет и 5 лет
⠀
Обратите внимание, что с 18 февраля 2020 г. действует приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков их хранения. ⠀
Для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года.
график отпусков – 3 года, а не год;
книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.
⠀
🔺А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:
⠀
🔸документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
⠀
🔸заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
⠀
🔸документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
⠀
🔸книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
⠀
🔺Раньше этого не было, но для этих документов установили специальный срок хранения:
⠀
🔸уведомления, предупреждения работников – 3 года;
⠀
🔸заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
⠀
🔸журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
⠀
🔺Почему 50 лет/75 лет? Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:
⠀
если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
если после – то нужно хранить 50 лет.
⠀
❗️Обычно этими документами являются трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, отпуска по уходу за ребенком. Сейчас такие документы хранят 75 лет.
⠀
Деловые стандарты рекомендуют:
⠀
Фиксировать систему учета и хранения кадровых документов лучше в Инструкции по ведению кадрового делопроизводства. Это достаточно серьезный локальный нормативный акт, и не каждая организация готова его у себя разработать и утвердить, поэтому можно попробовать начать с Приказа об организации учета и хранения документов по личному составу. Карусель👉
