Swedbyte Asana

19/08/2021

Инструменты отчетности помогут в эффективном принятии решений, поскольку все данные будут перед вами, – однако как подобрать нужные для команды? Какие функции необходимы? Как правильно внедрить инструмент отчетности? Может ли информации быть слишком много? 📊

Отчетность существует на разных уровнях вашей организации. Отчетность бизнес-команд и групп стратегического планирования, вероятно, будет общеорганизационной, тогда как у отделов продаж она будет затрагивать только продажи. Неважно, к какому отделу принадлежит команда – если вы ее руководитель, то вам нужен способ охватить всю информацию команды и связать ее с ключевыми рабочими процессами. Сбор, обработка и анализ проектных данных – непростая задача, и именно здесь пригодятся инструменты отчетности 🔧

Переходите по ссылке, чтобы разобраться, как найти лучшее средство отчетности для команды 🔗 От аналитики данных до взаимодействия с конечным пользователем – мы расскажем, как инструменты отчетности помогут проанализировать данные проекта и позволят вашей команде достичь ключевых показателей эффективности 📈

https://swedbyte.ru/guide-to-choosing-a-reporting-tool/

03/08/2021

“Медицинские закупки Украины” используют Asana для трекинга закупок медикаментов и отслеживания актуального статуса всех позиций 💊🩺

Читайте в нашей статье, как Asana помогает одному из крупнейших национальных агентств Украины сформировать прозрачную, эффективную и конкурентную систему публичных закупок товаров медицинского назначения https://swedbyte.ru/case-medical-procurement-asana/

28/07/2021

Отличные новости: в Asana появилась расширенная интеграция с платформой для видеоконференций Zoom! 💻

Видеоконференции ­– один из основных способов связи в командах, работающих удаленно, в гибридном формате или из разных городов. Однако увеличение количества звонков не всегда ведет к более эффективной работе. На самом деле, согласно исследованию Asana и Университета Беркли многочисленные видеозвонки, которые пришли на замену непринужденным разговорам в офисе, обходятся сотрудникам в 157 рабочих часов в год⏳

Сами по себе звонки не являются проблемой — проблема возникает, когда они не связаны с работой вашей команды. Вы можете провести продуктивную беседу с коллегами, но если ваше обсуждение не отражается в заметках и задачах, большая часть информации будет просто потеряна. Сделать видеозвонки конструктивными и более продуктивными поможет интеграция таск-трекера Asana и платформы для видеоконференций Zoom.

Теперь во время звонков вам больше не нужно переключаться между несколькими инструментами: делать заметки, ставить цели и назначать задачи в Asana можно, не покидая конференцию в Zoom. Сосредоточьте внимание на беседе без ущерба для фиксации важной информации. После завершения конференции задачи, созданные вами во время разговора, никуда не пропадут.

Подробнее о возможностях интеграции читайте в нашей статье в блоге по ссылке https://swedbyte.ru/asana-and-zoom/ 📎

27/07/2021

И снова в эфире рубрика “Опыт экспертов Swedbyte Asana”👩‍💻👨‍💻Мария Ипатова, руководитель группы продаж и внедрения облачных сервисов, поделилась секретом приоритезации задач и планирования конкретных шагов без ущерба для вдохновения и оригинальности сотрудников:

“Часто бывает, что наши профессиональные преимущества без необходимых инструментов превращаются в недостатки. Это относится и ко мне. Я человек-вдохновение, мне в голову приходит множество идей, которые хочется реализовать здесь и сейчас. Я еженедельно сталкиваюсь с многослойной проблемой: во-первых, мне нужна площадка, куда я могла бы заносить свои мысли и предложения; во-вторых, прежде чем привлечь к работе коллег, мне необходимо привести идею в удобоваримый вид, оценить ее по нескольким критериям; в-третьих, если из моего вдохновения родилась конкретная задача и на нее тратятся ресурсы, я бы хотела довести ее до конца, каждый день делая шаг к цели.

Эту проблему мы с командой решаем следующим образом:

☑️ Для сбора идей мы создаем отдельный проект в Asana.
☑️ К этому проекту привязана динамическая форма, где последующие поля зависят от типа идеи. Задачи (=идеи) в этот проект можно добавлять только через заполнение. Это позволяет стандартизировать предложения, заставляет авторов заранее собрать нужную информацию и подумать над валидностью выдвигаемой идеи.
☑️ После внутреннего обсуждения сотрудники могут приступить к работе над задачей. Задача добавляется в другие проекты при помощи функции multihoming (хранение одной задачи в нескольких проектах). К примеру, задача “Статья для блога про цифровизацию бизнеса” одновременно отправляется в проект “Контент для сайта”, что позволяет отследить процесс воплощения идеи в жизнь и адекватно вписать её в пайплайн маркетологов.

Работа в единой системе, соблюдение правил постановки задач и открытость на всех этапах – это не столько про контроль со стороны руководства, сколько про заботу о себе и коллегах. Приятно осознавать, что существует инструмент, благодаря которому я могу оставаться ответственным сотрудником, не отказываясь от своей оригинальности. Он называется Asana.“

26/07/2021

Мы продолжаем делиться опытом экспертов Swedbyte Asana 👩‍💻👨‍💻 Сегодня руководитель группы продаж и внедрения облачных сервисов Евгения Смирнова рассказала нам, что помогает ей справляться с потоком задач и правильно расставлять приоритеты на позиции тимлида:

“Долгое время для меня большой проблемой была приоритизация собственных задач и управление временем. Как тимлид я взаимодействую со многими командами и вовлечена в самые различные процессы. Очень часто возникало впечатление, что ты полностью теряешь контроль над собственной загрузкой, а список задач казался таким большим, что непонятно было с чего начинать – ведь все очень важное, очень срочное и такое разное.

Раздел “Мои задачи” в своем профиле Asana я делю на 2 секции. В одной хранятся задачи, связанные непосредственно с продажами: фоллоу апы, подготовка документов, обсуждение КП и т. д. Эти задачи всегда приоритетнее. Вторая секция включает остальные задачи: партнерства, подготовка контента, решение внутренних операционных вопросов.

Каждую неделю я начинаю с того, что просматриваю задачи из секций “Сделать сегодня” и “Предстоящие”, то есть выполнение которых запланировано на текущую неделю. Очень удобно, что они подтягиваются в нужные разделы автоматически. Еще в “Моих задачах” есть теги. Тегом “Срочно” я отмечаю 2–3 задачи, которые обязательно необходимо выполнить в конкретный день – это самые важные дела.

С разделом “Мои задачи” у меня всегда есть четкое представление о проделанной за конкретный день работе. Каждую минуту, отведенную на выполнение задач, моя команда расходует с пользой.

Очень важно приоритизировать задачи. Помимо продаж сотрудники нашей команды занимаются созданием контента, ведением разных инициатив для привлечения новых лидов и поддержкой клиентов. Необходимо, чтобы всем было ясно, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь. Для этого цели команды можно прописать в разделе “Цели”, а на еженедельных встречах при разборе воронки задач выставлять приоритеты в соответствии со взятым вектором и поставленными целями”. 📈🔝

26/07/2021

Внедрение любого инструмента — непростая задача. Важно учесть все пожелания команды и убедиться, что новые процессы ясны, прозрачны и понятны для каждого ✨

Без знаний в сфере управления изменениями любое внедрение рискует превратиться в хаос. Чтобы вы могли этого избежать, Swedbyte разработал специальные пакеты по внедрению. Они основаны на методологии Asana Way of Change — стратегии по управлению изменениями, созданной специально для внедрения Asana. Это значит, что в своей работе эксперты нашей команды используют структурированный и проверенный подход к анализу бизнес-процессов, настройке и обучению, что позволяет компаниям по всему миру доверять Swedbyte 🧑‍💻

Swedbyte предлагает три пакета услуг по внедрению. Каждая команда сможет выбрать подходящий в зависимости от потребностей вашего бизнеса, количества пользователей и других параметров:

✔️ Экспресс внедрение
Для тех, кто хочет наладить процессы в одной команде или планирует поэтапный переход в Asana: попробуйте начать с малого, чтобы убедиться в необходимости полного внедрения.

🔑 Asana под ключ
Для построения полноценного рабочего пространства растущих и больших команд, ценящих свое время и стремящихся начать работать с Asana быстро и эффективно.

🧹 Навести порядок
Для существующих пользователей Asana, которые чувствуют, что система не используется на 100%, в аккаунте много лишнего и отсутствует баланс.

Хотите узнать больше о вариантах внедрения, а также о наших вебинарах по работе в таск-трекере? Скачайте гайд с подробной информацией по ссылке! 📥
https://drive.google.com/file/d/1YXMnoQ8ktaU4T8XS-fkk_ULkThNonnh3/view

13/07/2021

Эксперты Swedbyte Asana не понаслышке знают, что успех команды зависит от многих факторов, например, профессионализма, мотивации, доверия между сотрудниками и грамотного ресурсного менеджмента. Их глубокое понимание принципов управления процессами и работой в команде сформировалось не только на основе личного опыта, но и благодаря многочисленным беседам с клиентами и коллегами. Именно поэтому мы решили делиться с вами полезными рекомендациями членов нашей команды 👩‍🏫

Виктория Виноградова, менеджер по техническому сопровождению клиентов Swedbyte, рассказала о лайфхаке, который поможет руководителям получать более детальное представление о работе сотрудников и ходе проектов:

“У всех моих друзей, работающих в разных сферах, одна и та же проблема – разные менеджеры не видят задания, которые поручают они и их коллеги, в едином контексте, из-за чего человек, нагруженный одним менеджером сверхприоритетными задачами, получает жалобы от другого, что он ничего не делает.
У этой проблемы есть и менеджерская сторона: быстро ответить на вопрос “Когда это будет сделано?” просто невозможно, и это само по себе важный и неприятный момент. Когда речь идет только о тебе, ответить на него легче – можно посмотреть список своих задач. Когда речь заходит о привлечении команды, все становится в разы сложнее. Допустим, ты отвечаешь “Завтра”, потому что задача приоритетная, а потом выясняется, что у другого коллеги, от которого выполнение этого задания зависит, сейчас ещё несколько таких же приоритетных задач от других твоих коллег.

Иметь воронку работы, пайплайн, жизненно необходимо. Мы привыкли думать о воронках как об инструменте для продаж, но на самом деле она полезна для любого процесса. В воронку каждой команды могут добавляться задачи из совершенно разных проектов и направлений – главное, чтобы они были объединены в едином интерфейсе.

Воронки задач и запросов для операционных команд в Asana удобно вести в канбане, в который эти запросы поступают из разных проектов, а если команда проектная, то воронка проектов отлично разместится в портфеле – получится такой вертикальный канбан.“ 🖥

13/07/2021

Мы регулярно делимся с вами новыми возможностями Asana. Пора рассказать о функциях, появившихся в Asana в мае и июне! Вот что сделает вашу работу еще комфортнее и продуктивнее:

📑 Универсальная отчетность
Панели мониторинга во вкладке “Отчеты” позволяют контролировать ход работ в режиме реального времени, не выходя из Asana. Делитесь этими данными с коллегами, чтобы у всех участников проекта была актуальная информация. Мгновенно устраняйте проблемы с помощью визуализации данных. Сфокусируйтесь на деталях, а затем нажмите на любое поле с данными, чтобы перейти к соответствующим проектам или задачам и предпринять необходимые действия, например, поменять исполнителя или перенести сроки.

👩‍💻 Новые формы визуализации панели “Мои задачи”
С помощью этого обновления вы сможете просматривать свои задачи в виде доски, списка или календаря, а также настраивать разделы и столбцы и добавлять правила для автоматизации действий.

📨 Настройка уведомлений по электронной почте
Настройте уведомления по электронной почте с помощью новых параметров. Вы можете получать сообщения обо всех активностях коллег или отключить большинство уведомлений и узнавать только о новых назначенных задачах, личных сообщениях или когда кто-то упоминает вас в чатах.

💻 Приложение для компьютера
Минимизируйте отвлекающие факторы и добейтесь максимальной продуктивности, запустив Asana прямо с рабочего стола компьютера или ноутбука. Загрузите приложение по ссылке в шапке профиля.

09/07/2021

Команда Swedbyte приняла участие в Russian Tech Week 2021, которая проходила в июне в Москве. Участников ждали кейсы и бизнес-задачи от 150 представителей рынка, более 200 тематических докладов, воркшопы и панельные дискуссии 👩‍💼👨‍💼

На конференции наша команда продемонстрировала возможности Asana, пообщалась с гостями стенда, а также ознакомилась с инновационными решениями во время выступлений участников выставки 🔝

В рамках мероприятия Swedbyte представил несколько докладов. Менеджер по техническому сопровождению клиентов Swedbyte Asana Виктория Виноградова поделилась секретами борьбы с выгоранием в сфере HR в докладе “Гореть, но не выгорать: что Asana может предложить для HR-команд”. Если вам интересна эта тема, посмотрите наше видео, где мы за пару минут рассказываем о главных функциях Asana для HR: https://youtu.be/CsUiyMIyodA

Руководитель проектов по цифровой трансформации Swedbyte Asana Мария Ипатова представила доклад, основанный на исследовании Asana и Университета Беркли “Работа: взгляд изнутри 2021”. Мария рассказала о проблеме переработок, выгорании, “работе для работы”, а также о том, как руководители и их команды могут достигать ключевых целей быстрее и без вреда для благополучия сотрудников. Запись выступления Марии также можно посмотреть на нашем YouTube-канале: https://youtu.be/2rbD1buw1Pw

09/07/2021

Команда Swedbyte Asana регулярно делится лайфхаками, которые помогут улучшить работу в системе для таск-трекинга Asana. В одном из видео мы рассказываем, как построить взаимодействие разных команд над одним проектом по принципу малтихоуминг.

Малтихоуминг подразумевает добавление задачи в несколько проектов. Происходит этот термин от слов multi – несколько – и homing – заселение в дома. Это отлично отражает суть – задача, можно сказать, заселяется сразу в несколько домов-проектов. 🏠

Узнайте, как этот принцип поможет вашей команде на практике из нашего видео: https://youtu.be/Pi3Of9al3BM 💡

Даём советы о том, как упростить себе рабочую жизнь ;)Это видео посвящено функции Multihoming - добавлению задачи в несколько проектов. Как это может помочь ...

09/07/2021

Что требуется от организаций, команд и сотрудников, чтобы добиться успеха в 2021 году? 🤔

Таким вопросом задается почти каждый руководитель. В начале пандемии, когда большинство компаний были вынуждены уйти на удаленку, нам казалось, что многочисленные приложения для работы онлайн избавят нас от всех проблем. На самом деле, мы все еще часто сталкиваемся с проблемой “работы для работы”. Вот как это выглядит в цифрах: на организационные вопросы тратится 60 % рабочего дня, 26 % уходит на выполнение рабочих задач и 14 % остается на стратегическое планирование 📊

Переключения между множеством приложений, обсуждение проблем с коллегами, согласование проектов, приоритизация задач, — всю работу вашего коллектива можно организовать в общем пространстве Asana. Благодаря множеству функций для управления проектами, возможностям автоматизации и интеграциям с более чем 100 другими инструментами Asana поможет вашей команде сэкономить 290 часов рабочих часов в год ⏳

Если вам интересно узнать,больше, посмотрите наше короткое видео с обзором основных возможностей Asana. За 10 минут мы рассказываем, как с легкостью управлять масштабными проектами и ежедневными задачами, контролировать нагрузку сотрудников, автоматизировать рутинную работу и много другое: https://youtu.be/txzcVk0qaGc

Swedbyte – единственный в России партнер Asana с наивысшим статусом Elite Solutions Partner. Мы будем рады помочь вашей команде повысить продуктивность и не пропустить ни одного дедлайна ✔️