14/03/2022
Hur startar man ett projekt?
Jag får ofta uppdrag att leda projekt, så jag tänkte skriva om min syn på vad ett projekt är.
”Ett projekt är ett arbete, utöver en ordinarie verksamhet, som utförs under en viss tidsperiod.” OK, det var lite byråkratiskt mumbo jumbo, men vad är ett projekt egentligen?
Någon inom den ordinarie verksamheten, vilken som helst, uttrycker ett behov som inte kan fyllas med existerande organisation, arbetsflöden, system eller liknande. Det kan även vara ett krav som måste uppfyllas. Denna önskan, eller krav kan kallas , alltså den effekt en viss förändring ska leda till. Effektmålet vara enkelt att mäta, så man vet att projektet lyckades.
För att bestämma hur detta effektmål ska uppnås, utförs en , med syftet att ta fram en lösning, en tidplan och en kostnad för att möjliggöra effektmålet.
Så startar man ett som ska realisera den lösning, inom den tidplan och till den kostnad som förstudien föreslagit. Beroende på hur förstudien är genomförd, så kan en viss behövas för att precisera lösning, tidsram och kostnader.
Det viktigaste med ett projekt är att det råder en samsyn mellan hen som utfört förstudien, hen som planerat projektet, hen som definierat behov, samt hen som är ekonomiskt ansvarig. Alla måste vara eniga om att och hur lösning, tid, kostnad ska göra det möjligt att uppnå effektmålen, annars är risken att oenigheten framtvingar förändringar i projektmål, kostnader eller tidplan.
Så utser man en . Hen kan vara från den egna organisationen eller någon extern som hyrs in. I vilket fall som helst ska personen ha tillräckligt med tid avsatt för att sköta projektet.
Alla projekt är inte så enkelt definiera och planera. Särskilt gäller detta då ett projekt är beroende av resultatet från andra projekt, eller externa förutsättningar som ändras.
Ett politiskt partis ambition att bilda regering eller sitta i Riksdagen är till exempel beroende av så många okontrollerbara faktorer att effektmålet inte kan garanteras. Att en familj bestämmer att dotter/son ska få eget rum för att få studiero, garanterar inte ett visst studieresultat.
I dessa fall bör förstudien och projektplaneringen inkluderat en viss riskbedömning med förbestämda förändringar i projektmål eller effektmål.
Vet inte om det blev mindre mumbo jumbo i det jag skrev. Viktigast är att förstå skillnaden mellan effektmål och projektmål, samt ha en absolut samsyn om dessa!
Tack för att du läste.