04/05/2026
เอกสารประกอบการลงบัญชี — สิ่งที่ขาดไม่ได้ในงานบัญชี
โดย สมาคมสำนักงานบัญชีคุณภาพ (ACTAP)
หนึ่งในจุดที่กำหนดคุณภาพของงานบัญชี ไม่ใช่ความแม่นของตัวเลขในงบการเงิน แต่คือคุณภาพของเอกสารประกอบการลงบัญชีที่อยู่เบื้องหลังตัวเลขเหล่านั้น เอกสารที่ครบถ้วน ถูกต้อง และตรวจสอบได้ คือสิ่งที่ทำให้งบการเงินหนึ่งฉบับมีน้ำหนักและน่าเชื่อถือ ในฐานะสมาคมที่รวบรวมสำนักงานบัญชีคุณภาพที่ได้รับการรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ACTAP ขอนำเสนอความเข้าใจที่ครบถ้วนเกี่ยวกับเอกสารประกอบการลงบัญชีตามที่กฎหมายกำหนด ตั้งแต่พื้นฐานไปจนถึงการจัดเก็บในยุคดิจิทัล
1. เอกสารประกอบการลงบัญชีคืออะไร
ตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชี เอกสารประกอบการลงบัญชี หมายถึงเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกรายการบัญชีทุกรายการ โดยแบ่งออกเป็นสามประเภทหลัก ได้แก่ เอกสารที่จัดทำโดยบุคคลภายนอกและส่งให้กิจการ เช่น ใบกำกับภาษีจากผู้ขาย ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน เอกสารที่จัดทำโดยกิจการเองเพื่อออกให้บุคคลภายนอก เช่น ใบกำกับภาษีขาย ใบเสร็จรับเงินที่กิจการออก และใบส่งของ และเอกสารที่จัดทำโดยกิจการเพื่อใช้ภายใน เช่น ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบเบิกพัสดุ และใบสรุปการคำนวณค่าเสื่อมราคา
**2. ใครคือผู้รับผิดชอบในการส่งมอบเอกสาร**
ประเด็นที่นักบัญชีและเจ้าของกิจการมักเข้าใจไม่ตรงกัน คือเรื่องว่าใครมีหน้าที่จัดเตรียมเอกสาร กฎหมายกำหนดชัดเจนว่า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ซึ่งหมายถึงเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารนิติบุคคล มีหน้าที่ส่งมอบเอกสารประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องและครบถ้วน หน้าที่นี้ไม่อาจโอนไปยังสำนักงานบัญชีได้ การสื่อสารเรื่องนี้ให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจขอบเขตหน้าที่ของตนตั้งแต่เริ่มต้นรับงาน คือพื้นฐานของการทำงานร่วมกันที่ดีตลอดทั้งปี
3. ข้อมูลพื้นฐานที่ต้องมีในเอกสารประกอบการลงบัญชี
เอกสารประกอบการลงบัญชีที่จะใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและทางภาษีได้ ต้องมีข้อมูลพื้นฐานที่ครบถ้วน ได้แก่ ชื่อและที่อยู่ของผู้ออกเอกสาร เลขประจำตัวผู้เสียภาษีในกรณีที่กฎหมายกำหนด วันเดือนปีที่ออกเอกสาร รายละเอียดของรายการที่เกี่ยวข้อง จำนวนเงิน และลายมือชื่อหรือเครื่องหมายแทนการรับรองจากผู้ออกเอกสาร เอกสารที่ขาดข้อมูลสำคัญเหล่านี้อาจถูกตั้งคำถามทั้งจากผู้สอบบัญชีและจากกรมสรรพากร ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาในการตรวจสอบได้ในภายหลัง
4. ปัญหาที่พบบ่อยและแนวทางป้องกัน
ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในการรับ-ส่งเอกสารคือลูกค้าส่งเอกสารไม่ครบถ้วน ส่งล่าช้า หรือส่งเอกสารที่ไม่มีข้อมูลเพียงพอสำหรับการลงบัญชี เช่น ใบเสร็จที่ไม่มีรายละเอียดสินค้า หรือใบสำคัญจ่ายที่ไม่มีลายเซ็นรับเงิน การวางระบบการรับ-ส่งเอกสารที่ชัดเจน การมี Checklist ให้ลูกค้าเตรียมเอกสาร การมีระบบติดตามทวงเอกสารที่ขาด และการประสานงานอย่างต่อเนื่อง คือแนวทางที่ช่วยให้เอกสารครบก่อนถึงกำหนดยื่นภาษีและปิดงบการเงิน
5. ระยะเวลาเก็บรักษาเอกสารตามกฎหมายหลายชั้น
จุดที่ต้องเข้าใจให้ครบถ้วนคือเอกสารทางบัญชีและภาษีอยู่ภายใต้กฎหมายหลายฉบับที่กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแตกต่างกัน
ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 บัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี โดยอธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีอำนาจสั่งให้เก็บเกิน 5 ปีได้ในกรณีที่เห็นสมควร แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี
ตามประมวลรัษฎากร เอกสารทางภาษี เช่น ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ สำเนาใบกำกับภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ต้องเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันยื่นแบบ โดยอธิบดีกรมสรรพากรอาจสั่งขยายระยะเวลาให้เกิน 5 ปีแต่ต้องไม่เกิน 7 ปีได้เช่นกัน
นอกจากนี้ ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ สิทธิเรียกร้องของรัฐในการเรียกเก็บภาษีอากรมีอายุความ 10 ปี ดังนั้นในทางปฏิบัติ การเก็บเอกสารไว้ 10 ปีจึงเป็นแนวทางที่ปลอดภัยที่สุดเพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนหลังจากหน่วยงานต่างๆ
หน้าที่เก็บรักษาเอกสารตกอยู่กับผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่ใช่สำนักงานบัญชีที่รับงาน ดังนั้นแม้ว่ากิจการจะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีหรือเลิกกิจการ เอกสารต้นฉบับยังคงเป็นความรับผิดชอบของเจ้าของกิจการที่ต้องเก็บรักษาให้ครบตามกฎหมาย
6. การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล — กรอบกฎหมายและเงื่อนไข
การเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลเป็นแนวทางที่กฎหมายรับรอง โดยอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ซึ่งกำหนดหลักการสำคัญว่า หากเก็บรักษาเอกสารในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด ถือว่าได้มีการเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับตามกฎหมายแล้ว
เงื่อนไขสำคัญในการเก็บเอกสารดิจิทัลให้มีผลทางกฎหมาย ได้แก่ ข้อมูลต้องสามารถเข้าถึงและแสดงผลได้ในภายหลังในรูปแบบที่อ่านเข้าใจได้และครบถ้วนเหมือนต้นฉบับ ระบบต้องสามารถรักษาความถูกต้องของข้อมูลได้ตั้งแต่เริ่มสร้างขึ้น และไม่มีการเปลี่ยนแปลงเว้นแต่การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในการสื่อสารหรือเก็บรักษาตามปกติ ระบบต้องสามารถระบุที่มาและปลายทางของข้อมูล วันเวลาที่ส่งหรือรับข้อมูลได้ และต้องมีระบบ Audit Trail ที่บันทึกการเข้าถึงและการดำเนินการต่างๆ กับเอกสารเพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้
7. e-Tax Invoice และ e-Receipt — ต้นฉบับดิจิทัลที่ใช้แทนกระดาษได้
สำหรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) กรมสรรพากรได้ออกระเบียบกำหนดหลักเกณฑ์การจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาเป็นการเฉพาะ โดยกำหนดให้ต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปีที่ใช้ระบบ e-Tax Invoice by Email และต้องนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามรูปแบบและช่องทางที่กำหนด
เอกสารที่ออกผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt อย่างถูกต้อง ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นั้นถือเป็นต้นฉบับในตัวเอง ไม่ต้องพิมพ์เป็นกระดาษหรือเก็บกระดาษเพิ่มเติม
8. การจัดเก็บเอกสารทั่วไปในรูปแบบดิจิทัล — สิ่งที่ต้องเข้าใจให้ชัดเจน
สำหรับเอกสารกระดาษทั่วไปที่ไม่ได้อยู่ในระบบ e-Tax Invoice เช่น ใบเสร็จจากร้านค้าทั่วไป ใบสำคัญจ่าย หรือเอกสารภายในของกิจการ การจะเก็บในรูปแบบดิจิทัลแทนต้นฉบับกระดาษได้ ต้องเป็นไปตามคำสั่งกรมสรรพากร ป.121/2545 ซึ่งกำหนดให้กิจการต้องยื่นแบบ ภ.อ.11 ต่อกรมสรรพากรก่อน พร้อมวางระบบจัดเก็บที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด รวมถึงระบบที่สามารถถ่ายโอนข้อมูล (Export File) ลงในสื่อบันทึกข้อมูลตามรูปแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรประกาศกำหนด
จุดที่นักบัญชีและเจ้าของกิจการจำนวนมากเข้าใจผิด คือคิดว่าเมื่อสแกนใบเสร็จหรือใบสำคัญจ่ายส่งเข้า LINE หรือ Email ให้สำนักงานบัญชีแล้ว สามารถทิ้งต้นฉบับกระดาษได้ ซึ่งไม่ถูกต้อง การส่งไฟล์ภาพในลักษณะนี้ถือเป็นเพียง "การส่งข้อมูลเพื่อใช้ในการลงบัญชี" เท่านั้น เนื่องจากขาดระบบ Audit Trail และไม่มีหลักประกันว่าไฟล์ยังคงสมบูรณ์และไม่ถูกแก้ไข ดังนั้น ต้นฉบับกระดาษยังคงต้องเก็บรักษาที่กิจการตามที่กฎหมายกำหนด
9. แนวปฏิบัติที่เหมาะสมสำหรับสำนักงานบัญชีและกิจการ
ในทางปฏิบัติปัจจุบัน แนวทางที่นักบัญชีและเจ้าของกิจการควรยึดถือคือ เอกสาร e-Tax Invoice และ e-Receipt ที่ออกอย่างถูกต้องตามระบบของกรมสรรพากร เก็บไฟล์ดิจิทัลเป็นต้นฉบับได้ทันที ส่วนเอกสารกระดาษอื่นๆ ทั้งหมด ยังคงต้องเก็บต้นฉบับกระดาษไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด เว้นแต่กิจการจะได้ยื่น ภ.อ.11 และวางระบบจัดเก็บดิจิทัลที่ครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรแล้ว ทั้งนี้ การสแกนเก็บไฟล์ดิจิทัลควบคู่กับต้นฉบับกระดาษเป็นแนวทางที่ดีในการสำรองข้อมูลและช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้น แต่ไม่ใช่การทดแทนต้นฉบับ
10. เอกสารคือพยานหลักฐานของความน่าเชื่อถือ
ในมุมของการสอบบัญชี การขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน หรือการตรวจสอบจากกรมสรรพากร เอกสารประกอบการลงบัญชีคือพยานหลักฐานที่สำคัญที่สุดในการพิสูจน์ความถูกต้องของรายการ งบการเงินที่ดูสวยงามแต่ไม่มีเอกสารรองรับ ไม่มีน้ำหนักใดๆ ในสายตาของผู้ตรวจสอบ ในทางกลับกัน งบการเงินที่มีเอกสารรองรับครบถ้วนและตรวจสอบได้ทุกรายการ คือสิ่งที่สร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจในระยะยาว
ACTAP ในฐานะสมาคมที่ทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีคุณภาพทั่วประเทศ ให้ความสำคัญกับการเผยแพร่ความเข้าใจเรื่องเอกสารประกอบการลงบัญชีตามที่กฎหมายกำหนด ทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล เพราะเชื่อว่าคุณภาพของงานบัญชีเริ่มต้นจากคุณภาพของเอกสารที่อยู่เบื้องหลัง การที่นักบัญชีและเจ้าของกิจการเห็นภาพตรงกัน ทำงานร่วมกันบนพื้นฐานของเอกสารที่ครบถ้วนและจัดเก็บถูกต้องตามกฎหมาย คือจุดเริ่มต้นของงบการเงินที่มีคุณภาพและธุรกิจที่เติบโตได้อย่างมั่นคง
สมาคมสำนักงานบัญชีคุณภาพ (ACTAP)
#สมาคมสำนักงานบัญชีคุณภาพ #เอกสารประกอบการลงบัญชี
