24/06/2015
Rapor Yazma ne demektir?
Güvenlik görevlilerinin görevleri sırasında; kişi, olay veya bir konu hakkında yetkili amire bilgi vermek üzere tanzim edip imzaladığı yazıya rapor denir.
Diğer bir ifade ile özel güvenlik görevlisinin görevi başında iken gördüğü, bildiği ve meydana gelen herhangi bir durum ve olay hakkında üstlerini ve amirlerini bilgilendirmek amacıyla düzenlediği belgeye/bilgiye rapor denilir. Genellikle her ne kadar yazı şartı aransa da bazı acil durumlarda sözlü rapor da mümkün olup, bu durumlarda gerektiği takdirde sonradan tutanak da tutulabilir.)
KULLANILAN İLETİŞİM ARACI YÖNÜNDEN RAPOR TÜRLERİ
1) Sözlü Rapor 2) Görsel Rapor 3) Elektronik Rapor (E-Rapor) 4) Yazılı Rapor
İÇERİK AÇISINDAN RAPOR ÇEŞİTLERİ
1) Bilgi raporları 2) Olay bildirim raporu 3) Gözlem raporları 4) Ekspertiz raporları (Uzman raporu)
RAPOR YAZMANIN ÖNEMİ
Genel olarak mesleki raporlar yetkili makama yazıldığı için karine teşkil eden, yani aksi sabit olunana kadar geçerli sayılan hukuki sonuç doğuran belgelerdendir. Kasten gerçeğe aykırı rapor düzenlemek ise başkaca mevzuatta suç olarak nitelendirilmediği takdirde dahi disiplin suçunu oluşturur.
Görev esnasında meydana gelen herhangi bir olayı amirine bildirme yani ihbar anlamına gelebileceği gibi görevli bu tip durumlarda tanık durumuna da geçebilir.
Ayrıca; Bir görevin ne şekilde ve nasıl yerine getirildiğinin bildirilmesi amacı ile hazırlanan raporlar da ihbar (bildirim) anlamı taşır.
RAPOR NASIL YAZILIR, RAPOR NASIL HAZIRLANIR, YAZILMASI GEREKENLER NELERDİR?
Raporun hitap bölümüne (Başlık bölümü, üst yazı) raporun verileceği makam büyük harfler ile yazılır. Örnekler: ISP ÖZEL GÜVENLİK AŞ’NE, TC. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI’NA…
Okunaklı, anlaşılır ve düzgün cümleler ile rapor yazılmalıdır. Raporlar uzun ve ayrıntılı olabileceği gibi öz ve kısa da olabilir.
Rapor hazırlarken; Olay tarihi ve saati yazılmalı, olay yerinin tarifi yapılmalı, mağdur, sanık ve tanıklar belirtilmeli, olaylar kronolojik sıra ile yazılmalı, olay gününe ait hava ve ışık durumu belirtilmeli, yazılar silinti ve kazıntı yapılmadan, tarafsız bir biçimde yazılmalıdır.
Belli boyutlardaki (Örneğin ve standart olarak A4 kağıt) kağıtlara daktilo veya bilgisayar ile yazılabildiği gibi teknolojik imkanlar elvermiyorsa el yazısı ile de yazılabilir. Rapor el yazısı ile hazırlanıyorsa sonradan tahrif olma riskine karşı mürekkepli kalem kullanılmalıdır.
Raporlar şahsi düşüncelere ve kişisel yorumlara yer verilmeden; Ön yargısız, objektif, görüldüğü şekilde ve bilgiler tam ve doğru olacak biçimde yazılmalıdır. Gerçek hilafına bilgi yazılması veya eklenmesi ileride telafisi mümkün olmayan olumsuz sonuçlara neden olabileceği düşünülerek rapor tanzim edilmelidir.
Rapor yazarken yargı (karar) mercii değil, ihbar makamısınız. Ancak, raporun çeşidine göre, gerekli olduğu ya da üstler tarafından istendiği durumlarda kişisel görüş ve önerilerin yazılması gerekebilir. Genel kural olarak raporlarda aksine bir talep olmadığı sürece şahsi görüş yazılmaz.
Rapora tanzim edildiği tarih, gün ve saat yazılır. Bazı önemli durumlar ve zamanın ayrıntılarıyla yazılması gerektiği olaylarda ise dakika da yazılması gereklidir.
Raporu hazırlayan kişi, raporun sonuna adını, soyadını, görev ve varsa unvanını yazarak imzalaması gerekmektedir.
Birden fazla görevli tarafından düzenlenen raporlarda her görevlinin adı soyadı, görev, rütbe ve unvanı ile imzaları bulunmalıdır.
Raporlar genellikle 2 suret olarak tanzim edilir. Raporun bir örneği görevli olduğu birimin en yakın amirine bir yazı ekinde bildirilir. Bir örnek de raporu yazanda kalır (Raporu alan bu surete alındığına dair imza ve tarih atmalıdır).
