23/02/2022
Актуально!
Набрав чинності Порядок надання відомостей про трудову діяльність працівників в електронній формі, затверджений Пенсійним фондом України.
Порядком встановлено, що відомості про трудову діяльність працівника можуть подаватися через портал електронних послуг Пенсійного фонду роботодавцем або працівником одним з таких способів:
📎у вигляді подання копій документів, виготовлених шляхом сканування;
📎шляхом створення запису в електронному кабінеті працівника або роботодавця.
Не залежно від того, яким способом подається інформація, вона засвідчується накладанням електронного цифрового підпису.
Порядком також встановлено вимоги⬇️ до сканованих документів:
1) Скан-копія повинна бути кольорова;
2) Необхідно робити копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
3) Скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника);
4) Рекомендована роздільна здатність при скануванні —300 dpi;
5) Формат зображення має бути .jpg або .pdf;
6) Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
У випадку, якщо інформацію до Пенсійного фонду подає роботодавець, до документів обов’язково додається згода працівника на обробку його персональних даних шляхом їх сканування.
Нажаль, Порядком не передбачено, протягом якого часу Пенсій фонд повинен обробити передану йому інформацію та повідомити роботодавця про виявлення помилок в поданих документах🤷.
Однак зазначено, що якщо електронний запис створено з помилками та направлено до Пенсійного фонду, можна сформувати новий запис та направити його повторно.
Нагадуємо📝, у роботодавців є 5 років, починаючи з 10 червня 2021 року, для остаточного переходу на ведення обліку трудової діяльності працівників в електронній формі.
