20/01/2021
Как (на самом деле) сэкономить время, когда вы работаете удаленно
(Harvard Business Review)
Пандемия дала многим из нас возможность отказаться от поездок на работу и долгое время работать из дома, что дает огромный потенциал в экономии времени. Но чтобы по-настоящему воспользоваться преимуществами удаленной работы во время текущего кризиса и в последующий период, нам необходимо заранее подумать о том, как мы реструктурируем свой рабочий день в соответствии с этой новой реальностью.
Авторы предлагают шесть конкретных, подтвержденных исследованиями действий, которые вы можете предпринять сегодня, чтобы создать более четкие границы между работой и личной жизнью и оптимизировать то, как вы проводите свое время.
Несмотря на то, что повсеместный переход к удаленной работе не обошелся без проблем, он предлагает серьезную выгоду: для многих из нас поездки на работу ушли в прошлое. В одних только Соединенных Штатах отказ от ежедневных поездок на работу сэкономил работникам около 89 миллионов часов в неделю, что эквивалентно экономии времени в размере более 44,5 миллионов полных рабочих дней с начала пандемии! Эти цифры показывают, что удаленная работа может быть deus ex machina для восстановления одного из наших самых ценных и ограниченных ресурсов: времени.
Но, несмотря на ошеломляющий потенциал экономии времени вызванный пандемией, который многие пытались с надеждой использовать для воплощения своих намерений, наконец-то найдено достаточно времени на выпечку, закваску, медитацию, или написание следующего великого литературного шедевра... И тем не менее, данные, которые мы собрали у 12000 человек в США и Европе во время пандемии, показывают, что дополнительное время часто тратится на непродуктивную работу и неудовлетворительный досуг. Наличие большего количества времени не обязательно означает, что мы используем его с умом. Итак, что мы делаем не так?
Урок №1: Работаете дома или живете на работе?
Без офиса, куда можно поехать, разделение между работой и домом становится незначительным. Хотя исследования показывают, что люди считают поездки на работу одним из самых стрессовых и нежелательных периодов дня, отсутствие поездок на работу также вызывает проблемы.
В ходе ряда исследований мы обнаружили, что поездка может помочь людям переключаться между домом и работой, и что без поездок на работу людям трудно разделить свою работу и личную жизнь. Вместо того, чтобы выключить компьютер и в 18:00 трястись домой в переполненном общественном транспорте, многие люди работают дольше, чем когда-либо, «еще одно электронное письмо» растягивается на дополнительные два часа, сгорбившись над ноутбуком. И это дополнительное рабочее время не всегда расходуется с пользой.
В наших исследованиях люди сообщали, что во время пандемии застревали на большем количестве встреч, чем раньше, слишком долго «устанавливали повестку дня», недостаточно творчески сотрудничали и наполняли свое время более непродуктивной работой. Прекрасной иллюстрацией закона Паркинсона является то, что работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения: в среднем 53 минуты в день, сэкономленные людьми на то, чтобы добраться до работы, часто сразу же поглощались дополнительной, менее продуктивной работой.
Урок №2: Экономия времени или его потеря?
Когда людям действительно удавалось получить свободное время, оно часто не использовалось с умом: наши опросы показали, что виды деятельности, которые мы называем «пассивным досугом», например просмотр телевизора, резко возросли, в то время как такие виды «активного отдыха», как волонтерство или общение, стали меньше. частый.
Хотя немного пассивного досуга - это здоровый способ расслабиться, наши исследования показывают, что это является наименьшим способом для достижения счастья, чем активный отдых.
По общему признанию, пандемия усложнила многие виды активного отдыха. Но мы видели множество творческих способов проведения активного досуга при соблюдении правил социального дистанцирования, таких как игровые вечера Zoom и счастливые часы, умный спорт в социальном удалении и виртуальное волонтерство.
Во время глобального кризиса полезно уделять первоочередное внимание отдыху, и естественно, что нам может быть трудно добиться максимальной производительности на работе. Но по мере того, как мы возвращаемся к полунормальности, что мы можем сделать, чтобы использовать сэкономленное время для выполнения значимых дел, которые делают нас по-настоящему счастливыми?
В ходе нашего исследования мы нашли несколько стратегий, которые помогут вам структурировать свой рабочий день, чтобы сделать границы более четкими и выделить больше времени для активного отдыха:
1. Создайте свой собственный маршрут.
Для многих из нас поездка на работу означала переход в «рабочий режим». Но этот переход не обязательно должен происходить в пути на работу. Исследования показывают, что наиболее желаемая продолжительность поездки на работу - 16 минут, поэтому, когда вы работаете удаленно, найдите время, чтобы найти другой способ перехода в рабочий режим. (Мы не имеем в виду имитировать вашу поездку в метро, как стали делать некоторые лондонцы.)
В частности, недавнее наше исследование показало, что самые счастливые пассажиры пригородных поездов - это те, кто использует свои поездки на работу, чтобы спланировать свой рабочий день. Поэтому попробуйте начать свой удаленный рабочий день с 15 минут, чтобы спланировать свой день дома или с короткой утренней прогулки. На самом деле ходьба - это форма активного отдыха, которая, как известно, снижает стресс, поэтому неплохо найти способы сознательно вернуть ходьбу в вашу повседневность.
2. Дайте себе Feierabend.
В Германии Feierabend - это ежедневный вечерний праздник, отмечающий момент, когда работа прекращается на весь день - часто в сопровождении сытного немецкого пива. Закончите ли вы день напитком, закуской, отправитесь на пробежку или позвоните другу, найдите ритуал, который станет концом вашего рабочего дня и подарит вам то, чего можно ожидать. Эти ежедневные распорядки помогут вам отпраздновать то, что вы сделали в течение дня (вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что еще нужно сделать), принося в жизнь смысл и счастье.
3. Сосредоточьте свою рабочую нагрузку на ежедневной «победе» ("MUST WIN").
Если ваш список дел похож на наш, он всегда слишком длинный. Чтобы не утонуть в работе, определите свой "MUST WIN" на каждый день - одна вещь, которую вам нужно сделать (достичь, добиться) несмотря ни на что, - а затем добивайтесь ее всеми силами. Перед лицом постоянных перебоев в работе платформ электронной почты и обмена сообщениями сосредоточение внимания на своем главном приоритете - настоящее достижение. И если вы завершите свою обязательную победу, исследования показывают, что чувство достижения, вероятно, окажет значительное влияние на ваше счастье.
4. Включите «проактивное время» в свой календарь.
Защитите свой календарь от бесконечных встреч Zoom, заблокировав «профессиональное время» или время, отведенное для работы, которая очень важна, но не срочна. Наши исследования показали, что планирование ежедневных временных блоков, в которых вы отключаете все отвлекающие факторы и сосредотачиваетесь на конкретных задачах, помогает сотрудникам чувствовать себя более эффективными и менее перегруженными. Pro-time может помешать вам сосредоточиться только на следующем дедлайне и увязнуть в менее значимой работе, делая ваши дни более продуктивными и менее напряженными.
5. Восстановите социальное в социальном дистанцировании.
Приведенные выше стратегии помогут вам вернуть время. Но больше времени само по себе бессмысленно - важно то, что вы с ним делаете. Используете ли вы свое новообретенное свободное время для общения с другими людьми? Начать заниматься спортом или заниматься волонтерством? Точно так же, как планирование рабочего времени в течение рабочего дня, мы рекомендуем заранее планировать активный досуг после работы.
Это не должно быть серьезным обязательством. Исследования показывают, что непродолжительное неформальное социальное взаимодействие (личное или цифровое), а также всего лишь 10 или 20 минут активного досуга улучшают самочувствие. Речь идет не о том, чтобы каждый день посвящать два часа общению, а о том, чтобы потратить 20 минут на то, чтобы пообщаться с другом или отправиться на прогулку.
Вы даже можете максимизировать активный досуг, совмещая время, проведенное в обществе с другими занятиями, например, тренировками вместе с другом. Таким образом можно убить двух зайцев одним выстрелом; кроме того, вовлечение других в ваши цели облегчает их достижение.
Помимо этого, постарайтесь включить социальные возможности в свой обычный рабочий день. Например, исследования показывают, что использование времени в дороге для общения с другими людьми - даже с незнакомцами в поезде - способствует счастью. Чтобы повторить это при удаленной работе, возможно, частью вашей повседневной рутины может быть беседа с членом семьи или другом.
6. Проведите эксперименты по управлению временем.
Сегодня мы все участвуем в грандиозном эксперименте по использованию своего времени. Но даже после снятия ограничений на пандемию рекомендуется продолжать опробовать новые схемы тайм-менеджмента, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вас.
Например, здесь, в Цюрихском университете, наша команда изобрела «3–2–2 недели», что дает нам хороший баланс: каждую неделю мы проводим три дня в офисе (да, мы думаем, что время в пути стоит потраченного времени, радость, которую может себе позволить только офис), два дня работы из дома и два дня, посвященные семье и друзьям. Поэкспериментируйте, структурируя свои дни и недели по-разному, чтобы понять, что вам больше всего нравится, во время пандемии и после нее.
Во всем мире переход на удаленную работу может сэкономить миллиарды часов, но мы должны правильно использовать этот ресурс. Пришел час сделать осознанный выбор в отношении того, как изменить форму работы, чтобы получить больше того, чего мы все жаждем больше всего: времени.
Немного об авторах статьи:
Лорен С. Хоу - доцент кафедры менеджмента в Цюрихском университете. В рамках Центра лидерства и работы в будущем, она занимается исследованием таких тем, как человеческие аспекты, эмоции, сочувствие и социальные отношения, и какое значение они имеют в меняющемся мире труда.
Эшли Уилланс - доцент отдела переговоров, организаций и рынков Гарвардской школы бизнеса. Ее исследования сосредоточены на времени, деньгах и счастье. Она является автором книги «Умное время: как вернуть свое время и жить более счастливой жизнью».
Йохен И. Менгес - профессор лидерства и управления человеческими ресурсами в Цюрихском университете и преподаватель организационного поведения в Кембриджском университете.
Если наш контент помогает вам бороться с коронавирусом и другими проблемами, рассмотрите возможность подписки на страницу Smart Business Academy. Мы постараемся не разочаровать вас и публиковать полезные и применимые для вашей успешной деятельности материалы.
