28/11/2021
Скоро Новий 2022 рік. І кожен бізнесмен, бізнесвумен, стартапер або старпенсіонер мріють про те, як вони зустрінуть свій наступний Новий 2023 рік (якщо ви так далеко ще не дивились, то безкоштовна порада – подивіться).
Хтось хоче просто збільшити свої обороти. Комусь потрібно побудувати новий цех, докупити нові верстати, вийти на експорт, розширити асортимент, зайняти більшу долю ринку. Або просто виконати обіцянку і таки відвезти жінку до Парижу і там зайти і подивитись вже врешті решт отой Мулен Руж.
Але як зробити так, щоб дійсно наприкінці року не залишитись там же, де і раніше. ЩО потрібно зробити, щоб досягнути ту планку, яку собі поставив?
Я раджу зробити сім кроків.
Крок перший.
Заплануйте із вашою командою керівників два дні, коли ви проведете стратегічну нараду. Найкраще, щоб це було не в вашому офісі і не на виробництві. Найкраще підійде якийсь віддалений від міста готель із гарним краєвидом – це допоможе вам зробити вірний настрій.
Бо якщо ви будете за своїми робочими столами робити стратегію, то ніякого буяння думок не відбудеться. Потрібно мати багато простору.
Крок другий.
Хай кожен керівник заздалегідь підготує невеличкий доклад на 10-15 хвилин максимум, де покаже цифри – що було на початку року, що стало наприкінці. Для кожного підрозділу це будуть свої покажчики – для відділу персоналу – це може бути кількість працівників. Для комерційного відділу – середня сума відвантажень. Для фінансового департаменту – сума дебиторки, прострокованої дебиторки, сума кредиторської заборгованості, сума активів підприємства. Для закупівельників – оборотність товарів та капіталу, для виробників – сума виробленої продукції і так далі.
Важливо, щоб це було порівняння – рік назад і зараз. І дуже-дуже коротко – що було зроблено для того, щоб досягнути ці покажчики. Що добавилось у підрозділі або змінилось за останні 12 місяців. Буде добре, щоб була невеличка презентація із діаграмами – для того, щоб можна було легше зрозуміти динаміку.
Засновнику теж потрібно приготувати свою презентацію, де б було показано, що глобально змінилось у компанії за останній рік.
(Про всяк випадок: як би там не було у цей рік, але кожна презентація має закінчуватись на позитиві).
Крок третій.
Роздрукуйте таблицю на А1 або навіть на А0 форматі, де у строках – назви підрозділів, а у стовпчиках – номера кварталів – від першого до четвертого.
Приклад ви можете отримати тут
Крок четвертий.
Їдьте з вашими керівниками підрозділів до того готелю у лісі. І в перший день зробіть якесь невеличке розумне навчання на 2-3 години, – для того, щоб підняти трохи настрій та компетентність працівникам. Після цього – хай кожен керівник проведе презентацію по покажчиках минулого року. Хтось має бути призначений виконавчим секретарем сесії, і контролювати час. На одного виступаючого – від 10 до 15 хвилин, не більше. Бо інакше буде багато води, і всім буде нудно слухати. А нам потрібно зберігати настрій та динаміку.
Під час докладів не потрібно критики. Якщо є за що хвалити – хвалимо. Якщо немає за що хвалити, то не сваримо. Тому найкраще буде, якщо спланувати виступи так, щоб результати йшли по збільшенню – спочатку виступають керівники підрозділів, де скромні результати, потім – де краще, і в самому кінці – керівники-рекордсмени.
Засновник виступає останній.
Крок п’ятий.
Засновник ставить мету на наступний рік. Вона має відповідати SMART (утворена вона зі слів англ. specific, measurable, assignable, realistic, time-related — конкретна, вимірювана, має виконавця, реалістична, обмежена в чаcі).
Далі команда на той таблиці, яку заздалегідь підготували пише – які покажчики мають бути по кожному підрозділу, або що має бути зроблено у підрозділі кожен квартал, щоб до кінця року досягти тієї мети, яку поставив засновник.
Якщо в когось у підрозділі є якісь проблеми, які не мають легкого вирішення, то по ним можна зробити мозковий штурм.
Всі показники заносять у таблицю, узгоджуючи з кожним іншим підрозділом. Наприклад, якщо комерційний відділ пише, що вони створюють новий відділ маркетингу у третьому кварталі, то відділ персоналу має запланувати підбір та навчання маркетологів у другому кварталі.
Крок шостий.
Коли вся картина узгоджена – кожен підрозділ розуміє, чим він буде займатись кожен квартал, керівники підходять до написання програм на перший квартал. Програма має складатись із кроків. Один крок – це невеличка дія, яку можна легко зробити за декілька годин. Кожен крок має наближати до мети кварталу.
Наприклад: зробити новий сайт – це не крок. Це цілий проект. Він має сам бути розбитий на кроки. Зробити аналіз сайтів конкурентів – це крок. Зробити технічне завдання на розробку сайту – це крок.
Далі ці кроки рівномірно або за іншим розумним принципом розподіляють по тижнях так, щоб до кінця кварталу їх можливо було виконати без великої загрузки виробничих потужностей відділу.
І правило таке: щотижня, на керівничій нараді, кожен керівник звітує не тільки про те, що він та його підлеглі зробили під час звичайної рутинної роботи. Але й додає до цього звіту ще підтвердження того, що мінімум один крок програми було зроблено.
Крок сьомий.
Наприкінці кварталу потрібно буде зібрати команду і провести проміжну сесію. Де кожен керівник відзвітує – що він мав зробити за цей період, що зробив. Якщо потрібно, знову узгоджуються мета кожного підрозділа з іншими підрозділами. І далі команда знову пише кожен собі програму на наступний квартал із кроками, кожен з яких легко можна виконати за декілька годин.
(про всяк випадок нагадую стандартне правило стратегічних сесій: на них зазвичай «сухий закон» - ані краплини алкоголю).
