22/05/2015
¿Por Qué Digitalizar Nuestro Documentos?
El proceso de Digitalización consiste en convertir toda la documentación que se encuentra en papel a un medio digital, es decir, realizar una imagen fiel de los documentos físicos y convertirla en archivos electrónicos, con lo cual se facilita la manipulación de la información al momento de compartirla o usarla para la toma de decisiones dentro de la empresa.
Es recomendable iniciar un proceso de Digitalización cuando:
Alto volumen de información que es consultada con frecuencia
El mayor porcentaje de la información documental se encuentra en papel, hasta un 85%
La información está mal clasificada o sufre de continuos extravíos. Entre 13 y 23%
El personal de la empresa emplea demasiado tiempo en ubicar la información. De 5 a 10 veces.
Insuficiente espacio físico para almacenar la documentación
Aumento en la cantidad de documentos que se crean y que deben ser archivados. Entre 15 y 20%
Existe alto riesgo de que la información se pierda a causa de desastres naturales y no se cuenta con ningún sistema de respaldo.
Necesidad de mejorar los procesos para aumentar la productividad y la eficiencia
