13/05/2024
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH F&B: Tại sao bạn cần nó & viết nó như thế nào?
Sổ tay hướng dẫn vận hành chứa các quy trình và quy định cho mọi vấn đề của cửa hàng hay nhà hàng của bạn. Nó là một tài liệu tham khảo quan trọng nếu bạn muốn cung cấp chất lượng nhất quán theo thời gian. Và thậm chí còn quan trọng hơn nếu bạn có kế hoạch mở rộng chi nhánh.
Vấn đề của Hướng dẫn vận hành bản chất là nằm ở các chi tiết. Nó đòi hỏi rất nhiều việc bạn phải chịu khó và cần cù thực hiện, buộc bạn phải suy nghĩ về cách bạn muốn vận hành cửa hàng, nhà hàng của mình và tại sao theo cách đó mà không phải là cách khác.
Những lưu ý:
🟡 Sổ tay Hướng dẫn Vận hành không phải là một tập hợp các Checklists. Mặc dù các danh sách kiểm tra là một phần thiết yếu của nó, nhưng chúng sẽ không giải thích được lý do tại sao các nhiệm vụ nên được thực hiện như mô tả.
🟡 Sổ tay Hướng dẫn Vận hành không phải là một bản sao của một Hướng dẫn Vận hành khác. Quy trình của một cửa hàng, nhà hàng bắt nguồn trực tiếp từ mô hình và văn hóa của nó. Các hướng dẫn vận hành khác có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo (đặc biệt nếu bạn chưa bao giờ viết trước đây), nhưng sẽ phải được điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh của riêng bạn.
Thời điểm tốt nhất để viết nó là trước khi khai trương, ngay sau khi bạn đã làm rõ mô hình. Nhưng nếu bạn đã điều hành một nhà hàng mà chưa có nó, thì vẫn chưa quá muộn để viết nó.
Bạn có thể làm điều đó trong nội bộ hoặc thuê một nhà tư vấn. Dù thế nào đi nữa, hãy đảm bảo có sự tham gia của nhân viên của bạn trong quá trình này. Nếu nhân viên có thể đưa ý tưởng của họ, họ sẽ có xu hướng làm theo nó nhiều hơn. Ngoài ra, hãy nhớ rằng sách hướng dẫn là một tài liệu sống cần được sửa đổi và cập nhật khi các quy trình của bạn được cải thiện và phát triển.
🔴 NỘI DUNG CỦA SỔ TAY HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH NHÀ HÀNG
Mặc dù không có định dạng tiêu chuẩn cho hướng dẫn vận hành, nhưng ít nhất nó phải bao gồm các lĩnh vực sau:
1. Mô hình kinh doanh của bạn
2. Nguồn nhân lực
3. Dịch vụ khách hàng
4. Nguồn cung ứng & Quy trình chuẩn bị thực phẩm
5. An toàn thực phẩm
6. Bảo trì và vệ sinh các khu vực
7. Bảo trì và vệ sinh thiết bị
8. An toàn cho nhân viên và khách hàng
Đây chỉ là những điều cơ bản. Có những khía cạnh khác có thể được bao gồm, chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo, tiếp thị, kế toán,… có thể được làm dưới dạng các sổ tay riêng biệt.
Mỗi phần nên bao gồm:
1. GIẢI THÍCH RÕ LÝ DO TẠI SAO: Bạn nên đề cập rõ về tại sao việc phải có các tiêu chuẩn cao trong một khía cạnh cụ thể nào đó là quan trọng, ngay cả khi điều đó nghe có vẻ hiển nhiên. Nếu nhân viên biết lý do tại sao họ thực hiện nhiệm vụ theo một cách nhất định, họ có nhiều khả năng tuân thủ hơn.
2. QUY TRÌNH CHI TIẾT: Sự khác biệt và hiệu quả nằm ở chi tiết của nó. Ví dụ: "Dọn dẹp bàn sau khi khách hàng rời đi" vào Checklist có thể là không đủ. Bạn có thể mô tả các bước chính xác và những thứ cần sử dụng & thứ tự thực hiện (Loại khăn lau, hóa chất, các bước hoàn thành)
3. CHECKLIST: Có danh sách kiểm tra sẽ giúp việc kiểm tra được xác nhận hoàn thành trên thực tế. Chúng đặc biệt hữu ích khi các chi tiết quan trọng có thể bị bỏ qua.
Hãy xem xét từng phần một cách chi tiết.
🟡 MÔ HÌNH
Đây là phần giới thiệu của Sổ hướng dẫn, nơi bạn giải thích mô hình cửa hàng, nhà hàng của mình và loại trải nghiệm bạn muốn cung cấp cho khách. Viết ngắn gọn nhưng sử dụng ngôn ngữ chính xác. Chỉ đơn giản nói rằng bạn muốn cung cấp "trải nghiệm vượt trội" sẽ không hiệu quả, bạn sẽ phải giải thích điều đó có ý nghĩa gì đối với việc kinh doanh của bạn. Mọi thứ theo sau phải phù hợp với nó.
🟡 NHÂN SỰ
Phần này sẽ liệt kê mọi vị trí công việc tại nhà hàng, giải thích những gì được kỳ vọng ở họ. Ở đây bạn không chỉ nên bao gồm các nhiệm vụ mà mỗi người sẽ chịu trách nhiệm mà còn những thứ như:
1. Ngoại hình và vệ sinh cá nhân
2. Bạn muốn nhân viên đối xử với nhau như thế nào
3. Chính sách đến muộn và vắng mặt
4. Những hành vi nào sẽ không được cho phép
5. Những hành vi được khuyến khích
6. Cách đưa ra phản hồi
🟡 DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG
Trước khi đi vào chi tiết về dịch vụ khách hàng, bạn cần nhấn mạnh loại trải nghiệm ăn uống bạn muốn cung cấp và tầm quan trọng của dịch vụ xuất sắc. Phần về các quy trình sẽ mô tả những gì nhân viên front-of-house dự kiến sẽ làm ở mỗi bước của chu kỳ dịch vụ, chẳng hạn như:
1. Quy trình nhận đặt chỗ trước
2. Chào đón khách
3. Trực bàn
4. Nhận đơn đặt hàng/ yêu cầu gọi món
5. Bán thêm/ Bán tăng
6. Phục vụ thức ăn
7. Hỗ trợ khách trong khi họ đang ăn
8. Trình hóa đơn
9. Xử lý khiếu nại
Mỗi bước này sẽ bao gồm các chi tiết như … giao tiếp bằng mắt, khoảng cách cần duy trì, đặc biệt chú ý đến người cao tuổi, trẻ em, v.v.
Một phần khác của phần này sẽ bao gồm các quy trình không trực tiếp khách hàng cũng rất cần thiết để vận hành các bộ phận phía trước một cách hiệu quả, chẳng hạn như:
1. Quản lý danh sách chờ
2. Xử lý tiền mặt
3. Chính sách tiền tips
4. Quản lý đơn đặt hàng từ bên ngoài cơ sở
5. Quản lý ca làm việc
6. Công suất/ Sức chứa và quản lý bàn
7. Giao tiếp giữa FOH và BOH trong quá trình phục vụ
🟡 CHUẨN BỊ THỰC PHẨM
Phần này mô tả cách chuẩn bị và phục vụ từng món ăn trong thực đơn. Mặc dù nó chủ yếu dành cho nhân viên nhà bếp, nhưng nó cũng là một tài liệu tham khảo hữu ích cho nhân viên tương tác trực tiếp với khách, vì các nhân viên này cần sẵn sàng trả lời các câu hỏi của khách hàng.
Có hướng dẫn chi tiết từng- bước sẽ đảm bảo các món ăn của bạn luôn có cùng một hương vị nhất quán dù bất kể ai nấu chúng. Nó cũng sẽ kiểm soát được chi phí thực phẩm. Giá của từng món trong thực đơn cũng phụ thuộc vào chi phí nguyên liệu của nó, vì vậy nhân viên nhà bếp cần biết chính xác số lượng và kích thước phần của từng món trong số đó.
🟡 AN TOÀN THỰC PHẨM
Đây có thể là phần quan trọng nhất của hướng dẫn sử dụng. Ở đây, trước hết bạn nên giải thích:
1. Làm thế nào thực phẩm bị ô nhiễm
2. Phạm vi nhiệt độ an toàn và nguy hiểm
3. Các bệnh, triệu chứng và hậu quả do thực phẩm thường gặp nhất
4. Thực phẩm nào dễ bị ô nhiễm hơn
5. Phải làm gì trong trường hợp ô nhiễm thực phẩm
Các quy trình chi tiết sẽ bao gồm:
1. Vệ sinh tay và cá nhân
2. Xử lý và bảo quản thực phẩm
3. Theo dõi nhiệt độ và ngày hết hạn của thực phẩm
4. Kiểm tra chất lượng thực phẩm
🟡 BẢO TRÌ & LÀM SẠCH CÁC KHU VỰC
Phần giới thiệu của phần này sẽ giải thích lý do tại sao việc trình bày một nhà hàng sạch sẽ lại quan trọng đối với cả khách hàng và nhân viên, đồng thời mô tả những tiêu chuẩn sạch sẽ nào được mong đợi.
Có rất nhiều thứ cần dọn dẹp trong một nhà hàng. Để giữ cho phần này rõ ràng, tốt nhất bạn nên tách biệt phía sau và phía trước của cửa hàng/ nhà hàng, và chia thành các khu vực phụ. Ví dụ: đối với các khu vực phía sau , đây có thể là khu nấu ăn và chuẩn bị thực phẩm, lưu trữ thực phẩm, giao hàng đồ ăn, phòng vệ sinh của nhân viên và các khu vực chung khác; Đối với khu vực mặt tiền, đó có thể là quầy bar, không gian ăn uống ngoài trời, lối vào, phòng vệ sinh của khách hàng, v.v.
Từ đây, lập danh sách tất cả các mục sẽ phải được làm sạch, cách làm sạch chúng và tần suất. Bạn có thể cần chi tiết hơn nữa và liệt kê các phần của các mục này. Ví dụ, bàn có thể được chia thành mặt bàn và chân bàn, để đảm bảo tất cả bàn, ghế được làm sạch và lau thường xuyên.
Chúng tôi khuyên bạn nên loại trừ thiết bị và công cụ và tạo một phần riêng cho chúng.
Khía cạnh khác cần xem xét là chức năng. Không chỉ nên làm sạch và vệ sinh nhà vệ sinh nhiều lần trong ngày, xà bông rửa tay và khăn giấy phải luôn có sẵn cho khách hàng.
🟡 BẢO TRÌ VÀ VỆ SINH THIẾT BỊ
Nếu không có thiết bị, một nhà hàng sẽ không thể hoạt động. Do đó, điều quan trọng là nó phải được làm sạch đúng cách và bảo trì thường xuyên. Ở đây cũng vậy, điều thực tế là phân chia giữa mặt sau và mặt trước của cửa hàng/ nhà hàng và liệt kê tất cả các thiết bị. Ba khía cạnh cần xem xét là cài đặt, làm sạch và bảo trì. Nguồn chính sẽ là hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.
🟡 AN TOÀN CHO NHÂN VIÊN & KHÁCH HÀNG
Phần này nên bắt đầu bằng cách nêu rõ cam kết của nhà hàng với khách hàng và nhân viên của mình. Sau đó nó sẽ liệt kê:
1. Xử lý và bảo quản hóa chất
2. Quy trình sơ tán chữa cháy
3. Thiết bị cá nhân và bảo vệ của nhân viên
4. Phải làm gì nếu khách hàng hoặc đồng nghiệp bị ốm
5. Phải làm gì nếu thấy côn trùng trong nhà hàng
6. Số điện thoại khẩn cấp
Nguồn chính cho phần này sẽ là các bản quy định chính thức.
Hy vọng với những hướng dẫn cơ bản trên đây, bạn sẽ thành công bước đầu để tạo ra các hướng dẫn giúp cho các vận hành hoạt động của bạn hiệu quả hơn đạt mục tiêu cung cấp cho khách hàng một chất lượng nhất quán, là nguyên nhân giúp khách hàng trở thành khách hàng trung thành, là mục tiêu cuối cùng của doanh thu & lợi nhuận của doanh nghiệp bạn.