19/04/2026
TIỀN ĐẶT CỌC HẠCH TOÁN VÀO ĐÂU? 131, 244, 1386 HAY TÀI KHOẢN NÀO MỚI ĐÚNG?
Có một câu hỏi được nhắc lại rất nhiều trong thực tế kế toán:
“Tiền đặt cọc thì hạch toán vào đâu? Là 131, 244 hay 1386 mới đúng?”
Nghe qua tưởng đơn giản, nhưng đây là nội dung đang bị hiểu sai khá phổ biến — đặc biệt là việc nhầm lẫn giữa tiền đặt cọc và tiền trả trước. Khi sai từ bản chất, hệ quả thường kéo theo:
* Hạch toán sai tài khoản
* Xuất hóa đơn sai thời điểm
* Phát sinh rủi ro về thuế
Bài viết này tổng hợp lại theo đúng bản chất nghiệp vụ, có căn cứ pháp lý rõ ràng để mọi người tiện tra cứu và áp dụng.
⸻
1. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?
Trước tiên cần xác định đúng bản chất khoản tiền nhận được
Đây là tiền đặt cọc để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, không phải tiền trả trước.
Nếu xác định sai ngay từ đầu thì toàn bộ xử lý kế toán và thuế phía sau cũng sẽ sai theo.
Phân biệt nhanh
Tiền trả trước
Là khoản thanh toán trước cho hàng hóa, dịch vụ.
→ Ghi nhận công nợ phải thu/phải trả:
* TK 131
* TK 331
Tiền đặt cọc
Là khoản tiền dùng để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
→ Theo dõi riêng trên tài khoản ký cược, ký quỹ hoặc phải trả khác:
* TK 244, 344 (theo chế độ mới)
* TK 1386, 3386 (theo TT133)
⸻
2. Bản chất pháp lý của tiền đặt cọc
Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015:
Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản có giá trị trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
Xử lý khi hợp đồng phát sinh
Trường hợp thực hiện đúng hợp đồng
* Hoàn trả tiền cọc; hoặc
* Trừ tiền cọc vào nghĩa vụ thanh toán
Trường hợp vi phạm
* Bên đặt cọc vi phạm → mất cọc
* Bên nhận cọc vi phạm → hoàn trả tiền cọc và bồi thường theo thỏa thuận
Lưu ý thêm
Theo Nghị định 21/2021/NĐ-CP:
Nếu các bên không thể hiện rõ đây là khoản đặt cọc, có thể bị hiểu là tiền trả trước.
Vì vậy, hợp đồng cần quy định rõ tên gọi, mục đích và cách xử lý khoản tiền này.
⸻
3. Về hóa đơn: Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn?
Căn cứ:
* Nghị định 123/2020/NĐ-CP (áp dụng đến 31/5/2025)
* Nghị định 70/2025/NĐ-CP (từ 01/6/2025)
Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ không bao gồm khoản tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
Kết luận
✅ Nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng thì không phải xuất hóa đơn.
Nội dung này cũng đã được nhiều cơ quan thuế hướng dẫn tại các công văn thực tế như:
* Công văn 68718 của Cục Thuế Hà Nội (2018)
* Công văn 609 của Cục Thuế Bắc Giang (2024)
⸻
4. Hạch toán tiền đặt cọc như thế nào?
Lưu ý về hệ thống tài khoản
* Theo TT200 trước đây (nay thay bằng TT99) → sử dụng TK 244, 344
* Theo TT133 → sử dụng TK 1386, 3386
⸻
4.1. Bên đặt cọc
Khi chuyển tiền đặt cọc
* Nợ 244 / 1386
* Có 111, 112
Khi nhận lại tiền cọc
* Nợ 111, 112
* Có 244 / 1386
Nếu bị mất cọc
* Nợ 811 – Chi phí khác
* Có 244 / 1386
Nếu dùng tiền cọc để thanh toán công nợ
* Nợ 331
* Có 244 / 1386
⸻
4.2. Bên nhận cọc
Khi nhận tiền cọc
* Nợ 111, 112
* Có 344 / 3386
Khi hoàn trả tiền cọc
* Nợ 344 / 3386
* Có 111, 112
Nếu được hưởng cọc do bên kia vi phạm
* Nợ 344 / 3386
* Có 711 – Thu nhập khác
⸻
5. Tiền đặt cọc bị mất có được tính chi phí được trừ không?
Đây là nội dung nhiều doanh nghiệp còn e ngại.
Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP:
Khoản không được trừ
* Phạt vi phạm hành chính
(thuế, giao thông, kế toán, hành chính…)
Khoản được trừ
* Chi phí thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
* Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ
Đồng thời, hiện hành không có quy định loại trừ khoản phạt vi phạm hợp đồng kinh tế nếu đáp ứng điều kiện theo luật thuế TNDN.
Kết luận
✅ Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Tham khảo thêm:
* Công văn 3529/TCT-CS năm 2014
* Công văn 6627/CT-TTHT năm 2016 của Cục Thuế TP.HCM
⸻
6. Hồ sơ cần có để được chấp nhận chi phí
Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ:
* Hợp đồng có điều khoản đặt cọc rõ ràng
* Chứng từ thanh toán
* Biên bản vi phạm hoặc xác nhận mất cọc
* Hồ sơ liên quan chứng minh phục vụ hoạt động kinh doanh
⸻
TÓM TẮT NGẮN GỌN
✅ Tiền đặt cọc không phải tiền trả trước
✅ Nhận tiền đặt cọc không phải xuất hóa đơn
✅ Không hạch toán vào 131 nếu đúng bản chất là đặt cọc
✅ Theo dõi tại 244, 344, 1386, 3386 tùy chế độ kế toán
✅ Mất cọc có thể được tính chi phí nếu đủ điều kiện
NGUỒN: st
