17/11/2023
[8 bước xây dựng KPI hiệu quả cho mục tiêu tăng trưởng doanh thu]
KPI là chỉ số đo lường kết quả/hiệu quả của các hành động cốt lõi (CFS) dẫn tới thực hiện hành công mục tiêu đích (KGI). Như vậy, để thiết lập được các KPI, trước hết cần làm rõ mục đích, thiết lập mục tiêu đích, dựng lại quá trình đạt được mục tiêu này, đánh giá hiện trạng, phân tích để chỉ ra được các hành động thành công cốt lõi và dựa vào đó để thiết lập các kết quả đo lường (KPI). Vì vậy, để xây dựng được một KPI có giá trị cần sự tập trung, đầu tư thời gian, am hiểu thực tiễn và đặc biệt là tổ chức được dữ liệu cần thiết. Sau đây, chúng tôi sẽ trình bày ngắn gọn 8 bước cơ bản để hình thành KPI điển hình.
Bước 1: Làm Rõ Mục Đích (Goal):
Đặt ra mục tiêu cụ thể và rõ ràng đồng thời, mục đích phải được hiểu đúng để không lạc hướng và giữ được tâm thế đúng trong hành động.
Một ví dụ đơn giản, hầu hết các đơn vị kinh doanh đều xác định mục tiêu tăng trưởng doanh thu, lấy doanh thu làm thước đo đích đến. Tuy nhiên, không phải ai cũng trả lời được câu hỏi đơn giản: Tăng doanh thu để làm gì? Nhóm kinh doanh chỉ hiểu đơn giản tăng doanh thu để tăng thu nhập vì thu nhập được khoán theo doanh thu. Nhóm quản lý thì hiểu tăng doanh thu là dấu hiệu của sự phát triển, không tăng trưởng đồng nghĩa với tụt lùi và bị thị trường đào thải. Lãnh đạo cấp cao thì biết rõ, tăng doanh thu chỉ là vỏ bề ngoài, cái cần hơn là phát triển bền vững với tốc độ cao, tức là phải đẩy nhanh tốc độ và chất lượng tăng trưởng, có như vậy thì công ty mới gia tăng được lợi thế cạnh tranh. Như vậy, tăng doanh thu không chỉ là câu chuyện tăng thu nhập mà còn có ý nghĩa quyết định đến năng lực cạnh tranh của công ty, chất lượng tăng trưởng doanh thu sẽ quyết định tương lai của công ty.
Bước 2: Thiết Lập Mục Tiêu Đích (KGI):
Xác định các mục tiêu cụ thể và đo lường được để lượng hóa mục đích và phân chia mục tiêu thành các giai đoạn: kết quả tức thì, kết cục, và ảnh hưởng.
Ví dụ, doanh thu là kết quả tức thì (output), tăng trưởng thị phần là kết cục của doanh thu (outcome), và tăng năng lực cạnh tranh là ảnh hưởng của kết cục này (impact). Tùy thuộc vào mức độ xác định mục đích sẽ có các kết quả của mục tiêu tương ứng. Do đó, vấn đề khá quan trọng khi thảo luận về mục tiêu là xác định rõ về tầm nhìn để không thảo luận với những chặng khác nhau. Trong trường hợp này sẽ lựa chọn tăng trưởng doanh thu.
Bước 3: Thiết Lập Hoạt Động hay Quá Trình Thực Hiện Mục Tiêu:
Dựng lại quá trình từ đầu vào đến đầu ra kết hợp mô tả các bước cụ thể để đạt được mục tiêu.
Ví dụ, để tạo được doanh thu, doanh nghiệp bắt đầu từ nghiên cứu thị trường – tạo ra sản phẩm và dịch vụ - triển khai hoạt động truyền thông, chuẩn bị thị trường – triển khai bán hàng – tiến hành chăm sóc khách hàng trên các điểm chạm trong suốt hành trình mua hàng – tạo nên sự trung thành và khả năng lan tỏa. Tất cả các công đoạn này kết nối chặt chẽ với nhau tạo nên kết quả cuối là tăng doanh thu
Bước 4: Đánh Giá Tình Trạng Hiện Tại và Phát Hiện Vấn Đề:
Cập nhật thông tin và dữ liệu để đánh giá thực trạng mục tiêu. Phân tích để hiểu rõ vấn đề và tiến triển.
Tiếp tục ví dụ nêu trên, nhóm phân tích sẽ tiếp tục cập nhật thông tin tổng quát về tình hình thị trường trong thời gian qua, xu hướng tiêu dùng, sựt thay đổi trong cạnh tranh. Tiếp đó sẽ tiếp tục cập nhật số liệu, dữ liệu cụ thể với từng công đoạn trong quá trình tạo doanh thu, đánh giá, phân tích chỉ rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng công đoạn, tác động của chúng tới kết quả cuối cùng. Sau khi đánh giá bằng dữ liệu, nhóm nhận định, có mấy vấn đề tác động tới việc suy giảm doanh thu của công ty: 1) biến động của thị trường, đứt gãy các chuỗi cung ứng do tác động của đại dịch covid 19; 2) hai khâu yếu nhất hiện nay là phát triển sản phẩm và dịch vụ mới và chăm sóc khách hàng.
Bước 5: Chỉ Ra Các Mắt Xích hay Hành Động Cốt Lõi (CSF):
Xác định các hành động cốt lõi để thực hiện thành công mục tiêu và cập nhật thông tin về thị trường, cạnh tranh, và nhu cầu khách hàng.
Trên thực tế, việc xác định các hành động thành công cốt lõi có nhiều cách làm khác nhau từ đơn giản đến phức tạp. Tất cả phụ thuộc rất nhiều đến năng lực phân tích, cơ sở thông tin và dữ liệu có được.
Bước 6: Xác Định Chỉ Số KPI:
Sử dụng tiêu chí SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time Bound) để xác định KPI. Tức là kết quả cần cụ thể, rõ ràng, có thể đo đếm được, có thể đạt được (có thể với tới được), xuất phát từ thực tiễn (không viễn vông, phù hợp) và có thời hạn.
Chọn các chỉ số phản ánh đúng mục tiêu và có thể đo lường được.
Bước 7: Lên Kế Hoạch Hành Động Chi Tiết:
Lập bảng kế hoạch chi tiết với thông tin về công việc, người thực hiện, lý do, thời gian, địa điểm, kết quả, và chi phí. Liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu, hành động cốt lõi, KPI, và kế hoạch chi tiết.
Có thể thấy rõ mạch liên kết từ mục tiêu đích đến hành động lõi, đến chỉ tiêu kiểm soát (KPI) và cuối cùng là bản kế hoạch chi tiết. Logic căn bản là mục tiêu luôn đi với hành động, muốn đạt mục tiêu thì phải kiểm soát hành động, muốn đạt mục tiêu hiệu quả thì cần kiểm soát hành động trọng tâm
Bước 8: Triển Khai Thực Hiện và Tái Điều Chỉnh Theo Thời Gian Thực:
Kiểm soát kết quả của các hành động đồng thời phân kỳ kiểm soát để điều chỉnh và tái định hình mục tiêu theo thời gian.
Ví dụ: Mục tiêu doanh thu tháng là 100 triệu, hành động cốt lõi được xác định là tăng tần suất chăm sóc khách hàng lên 2 lần/tuần và phát triển khách hàng mới 3 khách hàng/tháng. Các hành động này sẽ được kiểm soát hàng tuần. Hết tuần thứ nhất, các hành động đều thực hiện hoàn thành – nhưng không có doanh thu như dự kiến (chỉ được 10triệu trên tổng số 25 triệu trung bình). Nhóm sẽ đánh giá: Hai hành động trên đã đúng chưa? Nếu chưa đúng thì thay thế bằng hành động nào? Nếu đúng rồi thì tại sao doanh thu chưa đạt được? Cần phải làm gì tiếp theo?. Từ những đánh giá này, nhóm sẽ quyết định sẽ làm gì: a) tiếp tục giữa các chỉ tiêu KPI cho 2 hành động lõi và thực hiện trong tuần tới; b) nâng chỉ tiêu KPI lên 3 lần chăm sóc / tuần; c) thay hành động và chỉ tiêu KPI khác, như chào bán sản phẩm mới. Cách làm như vậy là chúng ta đang thiết lập được một hệ thống quản trị mục tiêu “tiến lên phía trước”.
Thông qua 8 bước này, bạn có thể xây dựng một hệ thống quản trị mục tiêu linh hoạt và hiệu quả cho mục tiêu tăng trưởng doanh thu.
_____________________________
VIỆN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN DOANH NGHIỆP
➤ Địa chỉ: Tầng 1 nhà F, Trường ĐH Ngoại Thương - 91 Chùa Láng, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội
➤ Fanpage:https://www.facebook.com/vanphongtuvandoanhnghiep
➤ Website: https://vanphongtuvan.ieit.vn
➤ Email: [email protected] / [email protected] / [email protected]
➤ Hotline: 0909 111 485 (Nhánh 2)