26/06/2026
CHUỖI PHÒNG KHÁM 50 TỶ DOANH THU VÀ BÀI HỌC VỀ CHUNG TẦM NHÌN VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG
Năm 2020, một anh trong ban lãnh đạo của chuỗi phòng khám đa khoa Tân Thanh đã thổ lộ với tôi ngay trong buổi làm việc khảo sát đầu tiên tại cơ sở: Sếp Nguyên ơi, phòng khám mình 60 người, doanh thu 50 tỷ một năm. Nhìn vào thì ai cũng thấy điều đó tốt đấy, nhưng chỉ thực sự trong ban lãnh đạo nội bộ mới hiểu: Kể từ đây nó mới chính là vấn đề.
Chưa có một quy trình thống nhất cụ thể, ngay trong nội bộ, mọi người cũng 9 người 10 ý. Dẫu biết ban lãnh đạo ai cũng muốn phòng khám phát triển, tăng trưởng. Nhưng chưa có một sự thống nhất rõ ràng nên mọi việc cứ rối tung lên.
Ban lãnh đạo đều là anh em sát cánh bên nhau từ những ngày còn gian khổ, tự tay xây chuỗi từ 1 phòng khám nhỏ lên thành hệ thống đa khoa với 60 bác sĩ và nhân viên. Doanh thu 50 tỷ/năm – con số mà nhiều doanh nghiệp SME mơ cả đời. Nhưng ai cũng hiểu nếu không thống nhất được nội bộ thì sớm muộn gì cũng ảnh hưởng đến tinh thần của từng cán bộ nhân sự.
Ngay trong phòng khám, mọi công việc của nhân viên cũng phải đối mặt với rắc rối vướng mắc chưa thành quy chuẩn để tháo gỡ. Cán bộ quản lý, lãnh đạo luôn phải có mặt hàng ngày từ 7h sáng để giải quyết đủ thứ: ca làm việc, phân công phòng khám, hướng dẫn lễ tân, giải thích quy trình cho bác sĩ mới. Nỗi đau không phải là thiếu bệnh nhân, cũng không phải thiếu tiền mà là mọi quyết định đều phải qua tay của lãnh đạo, không từ một việc nào.
Căn bản đa số các anh/chị trong ban lãnh đạo của Hệ thống phòng khám Tân Thanh cũng đi từ chuyên môn nghề Y, có tâm với nghề rồi cùng nhau đứng ra để mở phòng khám dịch vụ theo đuổi nghề với tinh thần cống hiến nhất. Nên mọi người chưa có tiếng nói chung về chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý vận hành theo hệ thống.
Nếu cứ tiếp tục như vậy, 6 tháng nữa đội ngũ không thể mở thêm chi nhánh – vì ai cũng có cái lý, ai cũng có cái tình trong đó. Nhưng vận hành cứ chới với thì chỉ cần 1 năm nữa, bác sĩ và điều dưỡng giỏi sẽ rời đi vì môi trường lộn xộn, thiếu thống nhất 1 đường hướng. 3 năm nữa, chuỗi phòng khám 50 tỷ vẫn là 50 tỷ – trong khi đối thủ có hệ thống đã nhân gấp 3.
Một thứ hơi mơ hồ trong ý thức của từng người trong ban lãnh đạo xuất hiện “là phải tìm cách có chung mục tiêu, có chung nền tảng về vận hành bộ máy – tức là viết ra bộ quy trình chuẩn (SOP), để bất kỳ người lãnh đạo, quản lý phòng ban nào, nhân viên nào vào cũng biết làm đúng việc, đúng thứ tự, không cần hỏi lại mỗi sáng.
Thực sự tâm sự của anh lãnh đạo đó khiến tôi phải nghĩ rất nhiều. Đây là hiểu lầm tôi gặp nhiều nhất ở các doanh nghiệp đang chạy tốt: "Mình đang ổn thì chưa cần lo hệ thống."
Sai hoàn toàn. Khi doanh nghiệp đang chạy tốt chính là lúc tốt nhất để đóng gói – vì bạn đang có tiền, có người, và có thời gian để làm bài bản. Chờ đến khi khủng hoảng mới nghĩ đến quy trình, giống như đợi nhà cháy mới đi mua bình chữa lửa.
Tôi gặp khá nhiều trường hợp doanh nghiệp y tế – phòng khám, nha khoa, chuỗi spa y tế – doanh thu từ 20 đến 100 tỷ mà chủ vẫn phải ôm hết. Không phải họ thiếu người. Họ thiếu quy trình để người ta làm đúng mà không cần hỏi.
Với chuỗi phòng khám Tân Thanh, chúng tôi bắt đầu từ bước đơn giản nhất:
✅ Bước 0: Làm việc với ban lãnh đạo để trưng cầu, tìm được lý tưởng chung, tiếng nói chung của những người điều khiển con tàu hệ thống. Thiết lập được đường hướng chung của sứ mệnh, tầm nhìn. giá trị cốt lõi hệ thống.
✅ Bước 1: Phổ biến được 3 yếu tố cốt lõi trên với từng cán bộ nhân sự trong hệ thống phòng khám, để mỗi người có cùng nhịp đập với ban lãnh đạo
✅ Bước 2: Bắt đầu giải quyết xây dựng vận hành. Từng cán bộ, nhân viên ngồi liệt kê 5 việc quản lý đang phải nhắc nhân viên lặp đi lặp lại mỗi tuần. Đó chính là danh sách những thứ cần viết thành quy trình đầu tiên.
✅ Bước 3: Mỗi việc → viết 1 trang A4: Ai làm? Làm gì? Theo thứ tự nào? Khi nào thì xong?
✅ Bước 4: Giao cho 1 nhân viên thử làm theo đúng tờ giấy đó – không giải thích thêm. Họ làm được → bạn có quy trình. Họ lúng túng → bổ sung chỗ còn thiếu.
Nhiều anh chị chủ phòng khám nghĩ rằng đóng gói hệ thống là tốn thời gian, phải thuê tư vấn phức tạp, chi phí lớn. Nhưng so với việc mỗi sáng phải có mặt từ 7h để chữa cháy – 30 phút đầu tư hôm nay có thể đổi lại hàng trăm giờ trong những năm tới và các khoản chi phí khổng lồ phát sinh sau này chỉ để chi trả những lỗi vụn vặt, sai phạm lặp đi lặp lại của nhân sự
Vậy nên, anh chị chủ doanh nghiệp đang vận hành tốt nhưng không dám nghỉ một ngày – đừng vội mở thêm chi nhánh hay tuyển thêm nhân sự, mà hãy dành 30 phút tuần này ngồi liệt kê những việc bạn đang phải nhắc nhân viên mỗi ngày. Vì không có quy trình, người tài vào rồi cũng sẽ ra – và doanh nghiệp mãi phụ thuộc vào lãnh đạo.
Hơn 11 năm đồng hành cùng các doanh nghiệp SME Việt Nam, tôi hiểu rõ: hệ thống không xây từ lúc đang "cần gấp" – mà từ lúc bạn đang "đủ sức làm bài bản". Phòng khám Tân Thanh là một trong những minh chứng tôi tự hào nhất trên hành trình đó.
Chuyên gia Mai Trọng Nguyên - Tư vấn Nhân bản Doanh nghiệp.
