27/07/2026
CÁC LƯU Ý VỚI DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG VỀ CƠ CHẾ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI THEO HỢP ĐỒNG FIDIC
Trong hợp đồng xây dựng, quyền được gia hạn thời gian hoặc thanh toán chi phí phát sinh không chỉ phụ thuộc vào việc yêu cầu có căn cứ hay không, mà còn phụ thuộc chặt chẽ vào việc tuân thủ trình tự thông báo, thời hạn và chứng minh thiệt hại. Theo FIDIC, một yêu cầu hợp lý về nội dung vẫn có thể bị mất nếu bên yêu cầu gửi thông báo chậm, sai người nhận hoặc không duy trì hồ sơ đương thời. Vì vậy, quản lý khiếu nại phải được coi là một bộ phận của quản trị hợp đồng, được tiến hành từ khi sự kiện phát sinh, thay vì chỉ được thực hiện khi dự án sắp kết thúc.
Bản chất của khiếu nại và sự khác nhau giữa các bộ điều kiện FIDIC
“Khiếu nại” trong FIDIC được dịch từ thuật ngữ “Claim”, nên được hiểu là “khiếu nại hợp đồng” hoặc “yêu cầu quyền lợi”, không phải khiếu nại hành chính. Về bản chất, đó là việc một bên yêu cầu bên kia công nhận một quyền hoặc biện pháp khắc phục phát sinh từ hợp đồng, pháp luật áp dụng hoặc quá trình thực hiện công việc. Nhà thầu có thể yêu cầu gia hạn thời gian hoàn thành, thanh toán chi phí hoặc chi phí kèm lợi nhuận. Chủ đầu tư có thể yêu cầu Nhà thầu thanh toán, giảm giá hợp đồng hoặc gia hạn thời hạn thông báo sai sót.
Khiếu nại không đồng nhất với tranh chấp. Khiếu nại mới là yêu cầu ban đầu của một bên; tranh chấp chỉ hình thành khi yêu cầu bị bác bỏ, không được giải quyết hoặc một bên không đồng ý với kết quả xác định. Trình tự thông thường gồm: nhận diện sự kiện, thông báo khiếu nại, lập hồ sơ chi tiết, thỏa thuận hoặc xác định, thông báo không đồng ý, chuyển vụ việc đến Ban xử lý tranh chấp và cuối cùng là trọng tài.
Trong Sách Đỏ, Sách Vàng và Sách Bạc năm 1999, khiếu nại của Chủ đầu tư được quy định tại Điều 2.5, còn khiếu nại của Nhà thầu được quy định tại Điều 20.1. Hai bên chịu những yêu cầu không cân xứng: Nhà thầu phải thông báo trong 28 ngày và có thể mất toàn bộ quyền nếu nộp chậm; Chủ đầu tư chỉ phải thông báo sớm nhất có thể sau khi biết sự kiện.
Phiên bản 2017 thay đổi cơ bản cách tiếp cận này. Điều 20 áp dụng chung cho khiếu nại của Chủ đầu tư và Nhà thầu, trong khi Điều 21 được dành riêng cho tranh chấp và trọng tài. Cả hai bên về cơ bản cùng chịu các thời hạn và yêu cầu chứng minh như nhau. Bản tái bản năm 2022 không thay đổi các mốc cốt lõi này mà chủ yếu làm rõ khái niệm khiếu nại, tranh chấp, cách tính thời gian và một số trường hợp được chuyển thẳng đến Ban phòng ngừa và xử lý tranh chấp. Đây vẫn là phiên bản thứ hai năm 2017, tái bản năm 2022 có sửa đổi, không phải một phiên bản FIDIC hoàn toàn mới.
Giữa các Sách, thủ tục khiếu nại trong cùng một phiên bản tương đối giống nhau, nhưng căn cứ phát sinh quyền lại khác biệt do cách phân bổ rủi ro. Sách Đỏ chủ yếu áp dụng cho công trình do Chủ đầu tư thiết kế; Sách Vàng áp dụng cho thiết kế – xây dựng do Nhà thầu thực hiện nhưng vẫn duy trì sự phân bổ rủi ro tương đối cân bằng; còn Sách Bạc dành cho EPC/chìa khóa trao tay, chuyển nhiều rủi ro về thiết kế, dữ liệu và điều kiện thực hiện sang Nhà thầu. Vì vậy, một sự kiện có thể tạo ra quyền khiếu nại trong Sách Đỏ hoặc Sách Vàng nhưng lại thuộc rủi ro của Nhà thầu theo Sách Bạc.
Các trường hợp Chủ đầu tư và Nhà thầu khiếu nại
Chủ đầu tư thường khiếu nại trong các trường hợp Nhà thầu chậm hoàn thành, vi phạm yêu cầu chất lượng, không đạt thử nghiệm, không sửa chữa sai sót hoặc gây cho Chủ đầu tư phải gánh chịu chi phí bổ sung. Tiền bồi thường do chậm hoàn thành theo Điều 8.7 bản 1999 hoặc Điều 8.8 bản 2017 là một căn cứ điển hình. Tuy nhiên, việc khoản bồi thường đã được xác định trước trong hợp đồng không có nghĩa Chủ đầu tư được tự động khấu trừ mà bỏ qua thủ tục khiếu nại.
Khi công việc, vật tư hoặc thiết bị không phù hợp, Chủ đầu tư có thể yêu cầu chi phí thử lại, thay thế, sửa chữa hoặc giảm giá hợp đồng. Nếu Nhà thầu không khắc phục sai sót trong thời hạn hợp lý, Chủ đầu tư có thể thuê bên thứ ba thực hiện và yêu cầu Nhà thầu hoàn trả chi phí theo Điều 11.4. Nếu sai sót làm cho công trình không thể sử dụng đúng mục đích, Chủ đầu tư còn có thể yêu cầu gia hạn thời hạn thông báo sai sót theo Điều 11.3. Các yêu cầu về chi phí hoàn thành công việc sau chấm dứt, nghĩa vụ bồi hoàn, bảo hiểm hoặc vi phạm trách nhiệm thiết kế cũng có thể trở thành khiếu nại của Chủ đầu tư.
Đối với Nhà thầu, các căn cứ khiếu nại nằm rải rác trong toàn bộ hợp đồng. Điều 20 chủ yếu quy định thủ tục bảo toàn và giải quyết quyền, không tự tạo ra quyền. Các sự kiện thường gặp gồm chậm bàn giao mặt bằng; chậm cung cấp bản vẽ, chỉ dẫn hoặc phê duyệt; cản trở của Chủ đầu tư hoặc nhà thầu khác; thay đổi phạm vi công việc; đình chỉ; chậm thử nghiệm; thay đổi pháp luật; chậm thanh toán; sự kiện ngoại lệ; và chấm dứt do vi phạm của Chủ đầu tư.
Điều kiện vật chất không thể lường trước là ví dụ rõ nhất về sự khác nhau giữa các Sách. Theo Điều 4.12 Sách Đỏ và Sách Vàng, Nhà thầu có thể được gia hạn thời gian và thanh toán chi phí nếu gặp điều kiện vật chất mà một nhà thầu có kinh nghiệm không thể dự kiến hợp lý, với điều kiện đã thông báo và chứng minh đầy đủ. Trong Sách Bạc, rủi ro này về cơ bản được chuyển sang Nhà thầu dưới khái niệm những khó khăn không thể lường trước. Tương tự, Sách Bạc đặt lên Nhà thầu trách nhiệm rộng hơn đối với việc kiểm tra dữ liệu và Yêu cầu của Chủ đầu tư.
Thay đổi công việc cũng cần được phân biệt với khiếu nại. Nếu trình tự thay đổi tại Điều 13 được tuân thủ đầy đủ, việc định giá có thể được xử lý trong cơ chế thay đổi. Nhưng nếu chỉ dẫn không hợp lệ, không nói rõ có phải là thay đổi hay không, hoặc các bên không thống nhất về hệ quả thời gian và chi phí, Nhà thầu nên gửi thông báo khiếu nại bảo lưu quyền. Trong vụ *Uniform Building Contractors v. WASA* năm 2026, Hội đồng Cơ mật Anh đã bác yêu cầu thanh toán theo Sách Vàng 1999 do Nhà thầu không thông báo theo Điều 20.1, dù Nhà thầu cho rằng phần việc tranh chấp là thay đổi.
Một lưu ý khác là “Chi phí” theo FIDIC không mặc nhiên bao gồm lợi nhuận. Nhà thầu chỉ được cộng lợi nhuận hợp lý khi điều khoản tạo quyền quy định rõ. Một số sự kiện chỉ cho phép gia hạn thời gian, một số cho phép thanh toán chi phí và một số cho phép cả chi phí lẫn lợi nhuận.
Thời hạn loại quyền và hậu quả của việc không khiếu nại
Theo Sách Đỏ, Sách Vàng và Sách Bạc năm 1999, Nhà thầu phải gửi thông báo khiếu nại sớm nhất có thể và không muộn hơn 28 ngày kể từ khi biết hoặc đáng lẽ phải biết sự kiện. Thông báo ban đầu chỉ cần mô tả sự kiện hoặc hoàn cảnh; chưa nhất thiết phải xác định chính xác số tiền hoặc số ngày yêu cầu. Sau đó, Nhà thầu phải duy trì hồ sơ đương thời và nộp hồ sơ chi tiết trong 42 ngày tính từ cùng mốc nhận biết, trừ khi một thời hạn khác được chấp thuận. Với sự kiện kéo dài, Nhà thầu phải cập nhật hằng tháng và nộp khiếu nại cuối cùng trong 28 ngày sau khi ảnh hưởng chấm dứt.
Thời hạn 28 ngày là điều kiện loại quyền rõ ràng. Nếu không thông báo, Nhà thầu không được gia hạn thời gian, không được thanh toán bổ sung và Chủ đầu tư được giải phóng khỏi trách nhiệm liên quan. Thời hạn 42 ngày để lập hồ sơ chi tiết không có cùng chế tài tự động trong Điều kiện chung năm 1999; tuy nhiên, quyền lợi có thể bị giảm trong phạm vi việc chậm trễ gây cản trở hoặc bất lợi cho việc điều tra khiếu nại. [Phân tích chính thức do FIDIC công bố về Điều 20.1]
Đối với Chủ đầu tư theo Điều 2.5 bản 1999, không có thời hạn cố định 28 ngày nhưng thông báo phải được gửi sớm nhất có thể, nêu rõ căn cứ và nội dung yêu cầu. Điều này không cho phép Chủ đầu tư chờ vô thời hạn hoặc tùy ý khấu trừ. Án lệ quốc tế đã xác định rằng việc không tuân thủ Điều 2.5 có thể làm Chủ đầu tư mất quyền yêu cầu, phản tố hoặc cấn trừ.
Phiên bản 2017 áp dụng chung cho hai bên. Thông báo khiếu nại phải được gửi trong 28 ngày. Trong 14 ngày sau khi nhận thông báo, Nhà tư vấn trong Sách Đỏ/Sách Vàng hoặc bên nhận thông báo trong Sách Bạc phải phản hồi nếu cho rằng thông báo nộp muộn; nếu không phản hồi, thông báo được coi là hợp lệ, dù bên còn lại vẫn có quyền phản đối.
Hồ sơ đầy đủ phải được nộp trong 84 ngày kể từ ngày bên khiếu nại biết hoặc đáng lẽ phải biết sự kiện, không phải 84 ngày sau thông báo. Hồ sơ phải có mô tả chi tiết, căn cứ hợp đồng hoặc pháp lý, hồ sơ đương thời và nội dung lượng hóa. Nếu bên khiếu nại không trình bày căn cứ hợp đồng hoặc pháp lý trong 84 ngày, thông báo có thể hết hiệu lực. Tuy nhiên, phiên bản 2017 cho phép xem xét lý do nộp muộn, mức độ bất lợi đối với bên kia và việc bên kia đã biết sự kiện hoặc căn cứ khiếu nại hay chưa.
Sau khi nhận hồ sơ, Nhà tư vấn hoặc Đại diện Chủ đầu tư có 42 ngày để thúc đẩy thỏa thuận và, nếu không đạt được thỏa thuận, có thêm tối đa 42 ngày để ban hành xác định. Một bên không đồng ý phải gửi thông báo không đồng ý trong 28 ngày; sau đó phải chuyển tranh chấp đến Ban phòng ngừa và xử lý tranh chấp trong 42 ngày. Không tuân thủ các mốc này có thể làm kết quả xác định trở thành cuối cùng và ràng buộc.
Hậu quả thực tế của việc không khiếu nại đúng thủ tục thường rất nghiêm trọng: Nhà thầu mất quyền gia hạn và phải chịu tiền bồi thường chậm hoàn thành; mất quyền nhận tiền dù công việc đã được thực hiện; Chủ đầu tư mất quyền khấu trừ hoặc cấn trừ; quyền lợi bị giảm vì thiếu chứng cứ; hoặc một quyết định bất lợi trở thành cuối cùng do không phản đối đúng hạn. Việc chấm dứt hợp đồng cũng không làm sống lại một khiếu nại đã hết hạn.
Những kỹ năng quản trị cần thiết
Trước hết, doanh nghiệp phải xác định chính xác Sách, phiên bản, bản tái bản và Điều kiện riêng được áp dụng. Không thể sử dụng máy móc “quy tắc 28 ngày” cho mọi hợp đồng FIDIC. Chẳng hạn, Sách Xanh 2021 quy định thông báo trong 28 ngày và hồ sơ chi tiết trong 56 ngày nhưng không tự động làm mất toàn bộ quyền; quyền lợi chỉ bị giảm theo mức độ việc chậm thông báo gây bất lợi cho điều tra hoặc giảm thiểu hậu quả.
Ngay sau khi ký hợp đồng, cần lập ma trận quản lý khiếu nại, xác định sự kiện, điều khoản tạo quyền, loại quyền, thông báo riêng, người nhận, phương thức gửi, thời hạn và hồ sơ cần lưu. Điều kiện riêng phải được kiểm tra kỹ vì đây là nơi thường sửa người nhận, địa chỉ, cách tính ngày hoặc rút ngắn thời hạn.
Bộ phận công trường cần được đào tạo để báo cáo trong vòng 24–48 giờ mọi sự kiện có khả năng ảnh hưởng đến đường găng, chi phí, năng suất, mặt bằng, thiết kế, thử nghiệm hoặc thanh toán. Không nên chờ xác định đầy đủ số tiền hoặc số ngày mới thông báo. Một thông báo bảo lưu quyền hợp lệ cần được nhận diện rõ là “Notice of Claim”, mô tả sự kiện, ngày nhận biết, ảnh hưởng dự kiến và được gửi đúng người, đúng địa chỉ, đúng phương thức.
Hồ sơ phải được lập đồng thời với sự kiện và quản lý theo mã riêng, bao gồm nhật ký, hình ảnh, nhân lực, thiết bị, bản vẽ, chỉ dẫn, yêu cầu thông tin, biên bản thử nghiệm, số liệu thời tiết, chứng từ chi phí và từng phiên bản chương trình tiến độ. Hồ sơ khiếu nại phải chứng minh được chuỗi: sự kiện, trách nhiệm, căn cứ quyền, quan hệ nhân quả, biện pháp giảm thiểu, ảnh hưởng tiến độ và chi phí tăng thêm.
Cuối cùng, thời hạn của hợp đồng thầu phụ phải ngắn hơn hợp đồng chính để Nhà thầu chính còn đủ thời gian kiểm tra và thông báo cho Chủ đầu tư. Doanh nghiệp cũng phải theo dõi khiếu nại của bên kia, phản hồi kịp thời đối với thông báo nộp muộn và quản lý riêng các thời hạn thông báo không đồng ý, chuyển tranh chấp đến Ban xử lý tranh chấp và trọng tài.
Quản trị khiếu nại FIDIC không phải là kỹ năng soạn một hồ sơ lớn vào cuối dự án, mà là năng lực nhận diện sự kiện, bảo toàn quyền bằng thông báo đúng hạn, hình thành chứng cứ theo thời gian thực và chuyển dữ liệu tiến độ – chi phí thành một chuỗi nhân quả có thể kiểm chứng.
