23/10/2021
Phần 2: Mục đích của bài thuyết trình không bao giờ thay đổi
“Vì thiếu một chiếc đinh
Không đóng được móng sắt
Vì thiếu chiếc móng sắt
Ngựa chiến không sẵn sàng
Vì thiếu một ngựa chiến
Hiệp sĩ đã không đến
Vì hiệp sĩ không đến
Cuộc chiến đã thất bại
Vì cuộc chiến thất bại
Vương quốc đã sụp đổ
Và tất cả chỉ vì
Thiếu chiếc đinh móng ngựa”
Đồng dao cổ nước Anh
Đây là một bài đồng dao dành cho thiếu nhi, nhưng chắc hẳn người lớn chúng ta cũng phải suy ngẫm. Câu chuyện này đem đến một bài học: Khi bạn thiếu một mục đích, những gì được gọi là to lớn và vĩ đại cũng sẽ tan tành. Bài trình bày trước công chúng thì sao? Hãy thử nghĩ xem nếu thiếu “chiếc đinh” mục đích, thì cái gì “to lớn” và “vĩ đại” sẽ tan tành? Chắc chăn đó là nội dung bạn dày công biên soạn, PowerPoint ngày đêm thiết kế và cả những đêm thức trằn trọc lo lắng đến buổi thuyết trình. Để rồi chỉ vì xác định sai hay thiếu một mục tiêu, bạn bắt đầu mơ hồ, lầm đường và làm hỏng toàn bộ bài trình bày.
Một học viên lớp tôi đã đưa ra câu hỏi rằng: “Anh ơi chỉ giúp em, không biết tại sao em không bao giờ nói được trọn vẹn, đầy đủ ý mà em muốn nói, bạn bè ai cũng nói em hay nói chuyện lấy râu ông nọ cắm cằm bà kia.”
Đây là câu hỏi tôi nhận được nhiều nhất trong quá trình giảng dạy và nghiên cứu của mình. Vậy giờ tôi xin phép được hỏi: Bạn nói ra một điều gì đó để làm gì? Để thể hiện kiến thức, để cho người ta biết mình học cao hiểu rộng thế nào, hay là chỉ nói cho có chứ thậm chí bạn cũng không quan tâm vì sao mình phải nói? Vì ai cũng nói, ai cũng thuyết trình nên mình cũng làm theo cho có lệ? Tại sao đang nói về vấn đề ly hôn ở Việt Nam lại nói sang vấn đề luật hôn nhân gia đình và trình bày thật sâu ở đó? Tại sao chủ đề bài trình bày là về nấu ăn mà lại đề cập quá chi tiết về kiến thức dinh dưỡng? Chúng ta gặp rắc rối ở chỗ, không xác định rõ rang mình phải nói gì, mà cứ nói một cách ngẫu hứng, nói hết tất cả những điều mình biết cho “đã mồm sướng miệng”.
Nguyên nhân nằm ở chỗ: Bạn không có mục đích khi nói. Và điều quan trọng hơn: Nếu có thì mục đích vẫn chưa rõ ràng. Tôi xin nhấn mạnh: MỤC ĐÍCH RÕ RÀNG. Trước hết, hãy tự trắc nghiệm với những câu hỏi sau đây:
BỐN CÂU HỎI QUAN TRỌNG KHI XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU
Câu hỏi thứ nhất: Bạn đã sẵn sàng cho mình một mục đích chưa?
Đây là câu hỏi rất quan trọng. Nó quan trọng khi bạn chọn lựa cách sống, chọn việc để làm, chọn một người để yêu thương, và tất nhiên, cả trong việc thuyết trình nữa. Lựa một mục đích chính là chọn một đích đến. Giống như việc bạn đi mãi trong rừng mà mãi không thể thoát ra, căn bản là vì không có trên tay tấm bản đồ. Mục đích của bài thuyết trình chính là “tấm bản đồ” để bạn thoát ra khỏi khu rừng kiến thức phong phú nhưng cũng vô cùng phức tạp. Nếu không có “tấm bản đồ” đó, thì bạn cũng hiểu rồi, bạn sẽ đi lòng vòng, quanh co trong rừng từ sáng đến chiều, bạn sẽ thuyết trình “vòng vo tam quốc” trên bục giảng mãi chẳng thể thoát ra. Lúc đó, người nghe cũng mông lung chẳng hiểu bạn muốn nói gì, bản thân bạn cũng thấy rối rắm, lúng túng không biết nên kết luận như thế nào sau hàng giờ đồng hồ đứng nói.
Câu hỏi thứ hai: Mục đích của bạn đã rõ ràng chưa?
Tôi phải đặt câu hỏi này vì nhiều bạn cứ băn khoăn: Tại sao em có mục đích rồi mà bài trình bày của em vẫn mông lung, không thể hiện được sự chặt chẽ và thuyết phục? Bạn có mục đích, người thành công cũng có mục đích, nhưng vì sao họ thì hoàn thành được, còn bạn thì vẫn mơ hồ, nản chí. Trước tiên cho phép tôi được hỏi: Bạn đặt mục đích như thế nào? Nhiều người ngây thơ tin rằng: Mục đích của bài thuyết trình là cung cấp kiến thức cho người nghe, giúp họ mở rộng hiểu biết hoặc thay đổi bản thân trở nên tốt đẹp hơn. Vâng, điều đó đúng, nhưng còn quá chung chung. Tôi lại hỏi tiếp: Để đạt được những mục đích đó, bạn phải làm gì, bạn phải nói gì, phải dùng phong cách ra sao, ngôn ngữ như thế nào? Và rồi bạn chết đứng ở đó, không trả lời được. Vì bạn chỉ mới xác định mục đích, chứ chưa hình dung nó sẽ như thế nào, nên sự mơ hồ cứ lẩn quẩn trong bạn. Tôi chưa bao giờ thấy ai xác định mục đích ra giấy mà chỉ cần vài dòng cả. Nó cần cả vài trang giấy chỉ để triển khai một mục đích.
Câu hỏi thứ ba: Bạn có các công cụ cần thiết để đạt mục đích chưa?
Lại quay về chuyện tấm bản đồ, bạn có bản đồ trong tay, nhưng chẳng may bị trật chân, không đi được, ký hiệu bản đồ quá phức tạp, không hiểu được. Lúc đó, bạn có bản đồ đấy nhưng mãi không thể đi ra khỏi rừng. Vấn đề chính là do bạn không sở hữu các công cụ, phương pháp để sử dụng bản đồ đó. Để đạt một mục đích khi thuyết trình, bạn phải tự hỏi: Tôi có những phương tiện, công cụ và kỹ năng gì để đạt được mục đích đó. Nếu bạn chưa sở hữu cho mình những phương tiện cần thiết, bạn mãi “đi mà không bao giờ tới”. Bạn không có tiếng nói sân khấu tốt nhưng thích dung lời nói để lôi cuốn người nghe? Bạn không có nội dung tốt nhưng lại muốn người nghe hiểu, tin và làm theo từng lời mình nói.
Thật kinh khủng! Đó là điều rất đáng tiếc cho những ai đang loay hoay trong việc xác định mục đích bài thuyết trình của mình. Trước khi muốn nói một điều gì, hay thuyết phục bất kỳ ai tin mình và nghe mình thì hãy xác định các công cụ cần thiết để đạt được mục đích của mình.
Câu hỏi thứ tư: Bạn có tin vào mục đích của mình hay không?
Có mục đích rồi, mục đích rõ ràng rồi, nhưng mới đi được nửa chặng đường, bạn lại nghi ngờ “hình như có gì đó sai sai, thôi chết lạc đường rồi, phải rẽ sang đường khác thôi”. Đó phải chăng là câu chuyện của bất kỳ ai khi lần đầu tiên xác định mục đích của mình. Xác định được mục đích, công cụ bạn tưởng có thể hoàn thành bài thuyết trình trong tiếng vỗ tay giòn giã, trong lời tưởng thưởng của người nghe. Nhưng không, người mới học thuyết trình thường đi nửa đường thì bắt đầu nghi ngờ bài thuyết trình của mình. Họ vin vào phản ứng của người nghe. Họ nhìn thấy đâu đó tren khan đài: Người thì đang thều thào ngồi bấm điện thoại, người thì đang vò đầu, bứt tóc mong buổi trình bày kết thúc thật nhanh để tranh thủ ra về xử lý việc khác.
Họ nhìn thấy điều đó và lòng tin bắt đầu chùng xuống. Họ mất hứng, nhụt chí và bất mãn. “Ôi! Bài thuyết trình của mình thật tệ. Chắc nó cũng tệ như cách người nghe đang nhìn mình.” Họ bắt đầu quên đi nội dung mình nói, đổi tông giọng sang hướng yếu đuối, rệu rã. Nếu bạn đã từng trong trường hợp đó, xin thưa rằng chúng ta đang tự suy nghĩ theo hướng tiêu cực. Hãy thử thay đổi cách nhìn tốt hơn khi phát hiện hình ảnh đó: “Người nghe đang bận rộn, có thể đó là công việc rất rất quan trọng với họ. Người nghe đang ngáp ngắn, ngáp dài rất có thể do buổi thuyết trình bắt đầu lúc 12 giờ trưa. Người nghe bấm điện thoại, chắc vì họ đang không thật sự quan tâm đến kiến thức của mình. Họ đã bỏ lỡ nó, thật đáng tiếc cho họ.” Phải như vậy và chỉ có như vậy, bạn mới giữ vững được lòng tin về mục đích của mình.
Đây là lúc tôi khuyên bạn: Chúng ta phải củng cố chắc chắn niềm tin của mình. Chỉ có như vậy bạn mới không hoang mang, không lưỡng lự khi phải gặp nhiều điều khiến mình chùn bước.
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH: PHẢI ĐI TỪ CÁC MỤC TIÊU
Mục tiêu khác mục đích chỗ nào? Mục đích là dùng để trả lời cho câu hỏi cuối cùng: Để làm gì, vì sao? Ví dụ, bạn nói bạn muốn thành công, thì đó là mục đích, vì nó là đích đến cuối cùng, và bạn làm tất cả mọi thứ để đi đến cái đích đó. Thông thường, khi viết một dự án hay thực hiện một công việc, chúng ta chỉ được xác định duy nhất một mục đích. Còn mục tiêu, là để trả lời câu hỏi: Làm như thế nào? Làm gì? Mục tiêu chính là các phương tiện, các công việc cần để đạt được mục đích cuối cùng. Nếu như nói theo ví dụ về “tấm bản đồ” ở trên, thì mục đích chính là “tấm bản đồ” để chỉ bạn tìm lối ra, và mục tiêu chính là các việc cần làm, các phương tiện cần có để sử dụng “tấm bản đồ” đó một cách hiệu quả nhất.
Tôi hy vọng bạn không quá mông lung, hoặc cảm thấy quá mới mẻ với các khái niệm này. Vì ngay bây giờ, chúng ta sẽ cùng xác định với nhau các mục tiêu và mục đích khi trình bày. Chỉ khi xác định được mục đích chính xác, tìm đúng mục tiêu để triển khai thực hiện, thì may ra chúng ta mới không bị lầm đường, lỡ bước trước nhiều chiều kích tác động khi trình bày.
Mục đích: Mục đích của bài trình bày không bao giờ thay đổi, nhưng tùy vào từng trường hợp mà mục đích của bài trình bày sẽ khác nhau. Nếu bạn là giáo viên đứng trên bục giảng, thì mục đích của bài trình bày là cung cấp kiến thức và thông tin cho người nghe. Nhưng nếu bạn là một diễn giả, mục đích của bài trình bày chắc chắn là truyền cảm hứng, thay đổi nhận thức và thái độ sống của người nghe. Và khi là một chuyên viên dự án hay nhân viên kinh doanh, mục đích của bài trình bày là giới thiệu các dự án, thuyết phục các nhà đầu tư rót tiền vào các dự án tiềm năng, có khả năng sinh lợi nhuận lớn.
Mục tiêu: Mục tiêu trình bày không phải lúc nào cũng giống nhau. Tùy vào mục đích là gì mà chúng ta sẽ có một mục tiêu thích hợp. Khác với mục đích, “kẻ keo kiệt, bủn xỉn” chỉ cho bạn xác định một mục đích duy nhất. Mục tiêu thì “sộp” hơn, bạn có thể xác định nhiều mục tiêu, nhưng phải phù hợp, phải “phục vụ” tốt cho “ông lớn” mục đích ở phía trên.
Các mục tiêu thông thường sẽ hướng vào ba chủ thể:
Người nghe: Hãy lưu ý: Chúng ta thuyết trình không phải là “tác động” người nghe, mà là “tác động đến tâm lý” của họ. Khi nói đến việc tác động tâm lý, thì thứ mà chúng ta mong muốn là khiến họ phải bộc lộ cảm xúc. Chính vì vậy, nếu mục đích của bài thuyết trình là thay đổi nhận thức, cung cấp thông tin hay thuyết phục họ, hãy xác định xem bạn muốn người nghe cảm thấy như thế nào khi nghe bạn nói. Để họ tin theo, nghe theo và làm theo, bạn phải tự hỏi xem mình cần đặt ra những mục tiêu nào? Bạn muốn họ phải bộc lộ những cảm xúc gì? Sự tập trung của họ ra sao và họ sẽ có biểu hiện như thế nào khi nghe bạn nói.
Cụ thể:
• Tôi muốn người nghe cảm thấy minh được trân trọng;
• Tôi muốn người nghe cảm thấy đây là bài thuyết trình đáng nhớ, đáng để họ nghe, làm theo và thay đổi đời mình;
• Tôi muốn người nghe cảm thấy an tâm, tin tưởng khi nghe tôi trình bày, từ đó cùng tôi hợp tác để đầu tư vào các dự án tiềm năng;
• Tôi muốn người nghe tin tưởng, tôn trọng và sẵn sàng mở lòng để đón nhận từng lời tôi nói …
Bản thân người thuyết trình: Hãy nhìn lên mục tiêu nơi người nghe để tự xác định xem mình cần phải làm gì? Tức là ở đây, bạn phải trả lời được câu hỏi: Để người nghe đạt được những cảm xúc đó, thì chính bản thân tôi phải thể hiện những gì? Nếu bạn muốn đáp ứng mục tiêu về cảm xúc của người nghe, thì hãy trả lời một câu hỏi vô cùng quan trọng: Bạn có đủ khả năng để đem đến cảm xúc cho người nghe không?
Cụ thể, những khả năng đó bao gồm:
• Tôi muốn mình có phong thái trình bày chuyên nghiệp;
• Tôi muốn cách ăn mặc của mình tạo ấn tượng tốt đến người nghe;
• Tôi muốn lối trình bày của mình có sự mạch lạc, liền mạch để dẫn dắt người nghe đi từ bất ngờ này sang bất ngờ khác;
• Tôi muốn giọng nói của mình rõ ràng, quyến rũ để người nghe nuốt trọn từng lời tôi nói;
• Tôi muốn ngôn ngữ cơ thể của mình tự nhiên, thoải mái, tạo được cảm xúc phấn khích, dẫn dắt người nghe đi đến phút cuối cùng của bài trình bày.
Nội dung bài trình bày: Theo bạn, người nghe, người nói và nội dung, đâu là yếu tố quan trọng nhất quyết định hai yếu tố còn lại. Tôi xin đính chính như thế này: Không phải vì nội dung bài trình bày kém quan trọng, mà tôi lại xếp nó ở vị trí thứ ba khi nói về việc xác định mục tiêu. Ngược lại, nó rất quan trọng, có thể quyết định luôn cả cảm xúc của người nghe và năng lực của người nói, nên tôi mới để nó ở vị trí này để phân tích. Câu hỏi lớn được đặt ra: Để đem lại những cảm xúc tích cực cho người nghe, để đem lại phong thái tự tin cho người trình bày, thì bản thân nội dung bài nói phải như thế nào?
Sau đây là câu trả lời:
• Tôi muốn nội dung bài trình bày ngắn gọn, dễ hiểu, đầy cảm xúc;
• Tôi muốn nội dung phải mới lạ, hấp dẫn và đem đến sự bất ngờ cho người nghe;
• Tôi muốn nội dung phải nhiều hình ảnh, đa dạng, mạch lạc;
• Tôi muốn những ví dụ, hình ảnh ẩn dụ phải dễ hiểu, thân thuộc và gần gũi với người nghe;
• Tôi muốn thông tin mình trình bày phải rõ ràng, minh bạch để người nghe tin tưởng;
• Tôi muốn nội dung của mình đơn giản, không được quá khô khan nhưng cũng không quá hời hợt, phải đủ để người nghe nắm được kiến thức hoặc thông điệp tôi muốn truyền tải.
Tóm lại, dù là bất kỳ bài trình bày, hướng đối tượng nào, thì mục đích chỉ có một, không thay đổi: Thuyết phục người nghe tin tưởng, nghe theo, làm theo nguyện vọng của người trình bày. Để làm được điều đó, bản thân người trình bày phải xác định được ba yếu tố: Người nghe, người nói và nội dung. Mỗi yếu tố cần phải xác định xem cần có những mục tiêu gì để đáp ứng được mục đích lớn nhất.
![SỬ DỤNG POWERPOINT HIỆU QUẢ [ 2 ] : CÁC NGUYÊN TẮC CẦN TUÂN THỦ Nguyên tắc 1 : Thống nhất Trong cấu trúc tổng thể của ...](https://img4.businesses10.com/522/242/1318609915222427.jpg)
