25/05/2026
VÌ SAO 90% NGƯỜI HỌC VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ ( X-MS) CẢM THẤY KHÓ HIỂU & GẶP KHÓ KHĂN TRONG ÁP DỤNG?
1. KHÔNG HIỂU ĐÚNG BẢN CHẤT CỦA THUẬT NGỮ- ĐỊNH NGHĨA QUAN TRỌNG
Bạn học thuộc nó rồi quên nhưng không hiểu đúng bản chất để áp dụng các “ yêu cầu” của từng tiêu chuẩn. Hãy tham khảo ISO 9000: 2015 để hiểu các định nghĩa, có thể giải thích/ ví dụ trong thực tế là gì để áp dụng tốt các yêu cầu. Nếu bạn chưa hiểu được sự khác nhau của sự khắc phục và hành động khắc phục HAY sự khác nhau giữa theo dõi, đo lường, thẩm tra, thẩm định… thì bạn không thể áp dụng hiệu lực các tiêu chuẩn.
2. CHƯA NẮM ĐƯỢC CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ ĐƯỢC ÁP DỤNG TRONG X-MS
Hãy nghiên cứu thật kỹ phần giải thích nguyên tắc, mục đích và áp dụng của từng nguyên tắc ( cho 07 nguyên tắc quản lý hệ thống) ở những YÊU CẦU nào trong từng hệ thống X-MS.
3. CHƯA PHÂN TÍCH TỐT ĐỂ ÁP DỤNG “ NGUYÊN TẮC TIẾP CẬN QUẢN LÝ THEO QUÁ TRÌNH”
Nếu bạn hiểu hệ thống thì sẽ nhận ra rằng một Hệ Thống sẽ tập hợp nhiều Quá Trình và một Quá Trình sẽ tập hợp nhiều Hoạt Động, hay nói cách khác là vận hành một hệ thống tốt có đầu ra đáp ứng tốt các bên liên quan thì phải quản lý tốt các quá trình và Mối Quan Hệ giữa các quá trình của hệ thống đó. Tương tự, một quá trình được Bộ phận quản lý tốt thì phải chạy tốt các hoạt động và tương tác giữa các hoạt động bên trong quá trình đó. Theo cấp độ ( level) từ cao xuống thấp là:
- Hệ thống
- Quá trình
- Hoạt động
Bạn phải học được kỹ năng phân tích tốt một quá trình bao gồm đầu vào, đầu ra, 5M/E thì bạn sẽ thấy được giá trị trong việc áp dụng và thẩm tra ( đánh giá) hệ thống quản lý.
4. CHƯA HIỂU & ÁP DỤNG THÀNH THẠO “ TƯ DUY RỦI RO”
Hãy tìm hiểu tư duy rủi ro, rủi ro là gì? Cơ hội là gì?
Biết cách nhận biết đầy đủ rủi ro
Biết sử dụng công cụ/ phương pháp để phân loại rủi ro để chọn ra rủi ro đáng kể ( rủi ro cần kiểm soát)
Biết cách xây dựng biện pháp kiểm soát ( kế hoạch kiểm soát) để ngăn chặn khả năng xảy ra của rủi ro hay giảm nhẹ hậu quả khi không may nó xảy ra.
Biết cách xây dựng giải pháp ứng phó/ ứng phó khẩn cấp/ ngăn chặn sự tái diễn
Áp dụng cho từng quá trình, từng hoạt động.
5. CHƯA NẮM CHẮC NGUYÊN TẮC CẢI TIẾN THƯỜNG XUYÊN PDCA
Bạn phải học và hiểu thật rỏ cấu trúc PDCA, từng bước P,D,C,A áp dụng cho cả hệ thống ( cấu trúc- như hình) , cho quá trình, cho hoạt động như thế nào. Điều này rất quan trọng cho việc áp dụng và đánh giá để có giá trị gia tăng.
6. X- MS LÀ PAPER WORK
Một trong những hiểu sai “ làm ISO là công việc giấy tờ “ do chưa hiểu nhiều về hệ thống.
Hệ thống thường “ yêu cầu phải thực hiện…” tức là để đáp ứng cơ bản các bên quan tâm thì Doanh nghiệp phải làm theo những yêu cầu và chứng minh ( qua bằng chứng) thực hiện.
Chỉ những yêu cầu rất rất quan trọng thì bằng chứng phải thể hiện dạng THÔNG TIN BẰNG VĂN BẢN ( tài liệu hay/ và hồ sơ). Hồ sơ ( lưu lại thông tin bằng văn bản) có thể ở nhiều dạng khác nhau như hình ảnh, video, file/ data dạng điện tử … chứ không phải chỉ lưu lại bằng giấy cứng ( paper)
….
7. THEO DÕI & ĐO CÒN RẤT KÉM
Trước và sau khi áp dụng X-MS chưa khác nhau nhiều về “ theo dõi và đo, chỉ tập trung vào chỉ tiêu sản phẩm/ dịch vụ và sản phẩm không phù hợp.
Trong khi chỉ số của từng quá trình ( KPI) như mua hàng, bán hàng, R&D, quản lý kho, bảo trì, tuyển dụng, đào tạo…thì đo lường rất kém thì làm sao đánh giá được hiệu lực, hiệu quả quản lý các quá trình, làm sao biết được có đạt được mục tiêu của từng quá trình đó hay không?
KẾT LUẬN
Hệ thống quản lý ( X-MS) là yêu cầu rất cơ bản và rất có giá trị để quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm, môi trường, trách nhiệm xã hội… để tồn tại và phát triển bền vững một Doanh Nghiệp. Tuy nhiên, do chưa hiểu đủ sâu sắc và cam kết của Ban Lãnh Đạo chưa đủ tốt nên rất rất nhiều DN chỉ bỏ chi phí ra thực hiện và duy trì mang tính đối phó mà chưa cảm nhận được tầm quan trọng của X-MS.
HÃY NGHIÊN CỨU/HỌC ĐỦ TẦM & ÁP DỤNG ĐÚNG. GIÁ TRỊ CỦA HỆ THỐNG MANG LẠI CHO DN KHÔNG HỀ TỆ! 👍
