16/12/2025
Áp dụng AI cho Quy trình
Quy trình online
Số hóa, chuyển đổi số
Công ty bạn đã làm đến giai đoạn nào rồi!
Không có chuẩn nào cho việc công ty phải làm bước nào trước, bước nào sau. Mà tùy theo tình hình hiện tại, bên trong bên ngoài mà mình chọn phương án triển khai phù hợp với từng thời điểm. Không bắt buộc phải số hóa rồi mới được áp dụng AI. Mọi thứ đều được và đều có thể! Nhưng với kinh nghiệm của CNG thì nhìn chung chúng ta có thể lựa chọn đi từng bước như sau
1/ Số hóa, chuyển đổi số
Trước tiên là công ty bạn phải xác định mục đích xây dụng quy trình online để làm gì, có giải quyết được vấn đề nhức nhối nào của tổ chức mình không. Từ đó, các bạn mới biết là cần bắt đầu từ đâu.
Nhưng trước khi làm quy trình online thì bạn phải có quy trình làm việc offline trước đã và quy trình này phải thật sự rõ ràng có phân công công việc, người thực hiện, có thời gian xử lý, có KPI cụ thể cho từng bước. Ví dụ khi nhận 1 yêu cầu tuyển dụng/ngày thì phòng nhân sự xử lý trong 3 ngày, vậy nếu nhận cùng lúc 3 yêu cầu tuyển dụng/ngày thì phòng nhân sự xử lý trong 9 ngày hay vẫn là 3 ngày làm việc… Đây là các KPI mà bạn cần phải làm rõ thì mới dễ dàng cho các bước tiếp theo
Sau đó là số hóa dữ liệu, nghe đến số hóa có vẻ lớn nhưng thực sự là bạn chỉ cần sử dụng các văn bản dưới dạng bản mềm, sử dụng các phần mềm văn phòng để soạn thảo hồ sơ, scan lưu hồ sơ. Lưu trữ dữ liệu, Và hiện tại thì gần như chúng ta đều sử dụng các ứng dụng như word, excel, ppt … để ghi nhận dữ liệu hết rồi.
Vậy tiếp theo bạn sẽ làm gì?
2/ Quy trình online
Từ quy trình offline đã có, dữ liệu đã được số hóa thì bây giờ bạn cần xác định các bước nào trong quy trình có thể thực hiện online và xác định cách online thế nào cho phù hợp thuận tiện nhưng vẫn kiểm soát được.
Bạn có thể chọn worklflow online qua email, qua Share point, các app nhắn tin chẳng hạn. Và nếu có đủ nguồn lực về tài chính thì bạn có thể thuê, mua phần mềm được thiết kế riêng.
Trước khi quyết định sử dụng phần mềm thì lưu ý là đối với việc áp dụng phần mềm thì chúng ta phải thật sự rõ ràng về cơ cấu tổ chức, phân cấp phân nhiệm, quy trình phải chuẩn không có xử lý sự vụ cá biệt, bên cạnh đó thì master data phải được xây dựng đủ, đúng, chính xác và cập nhật liên tục. Chỉ khi chúng ta đã có được các nền tảng dữ liệu, cơ cấu, quy trình đủ chuẩn thì mới nên áp dụng phần mềm.
Tuy nhiên, không nhất thiết phải chuẩn chỉnh data, cơ cấu tổ chức thì mới được áp dụng phần mềm, chúng ta vẫn có thể áp dụng được phần mềm cho 1 hoặc 1 vài bước trong quy trình thực hiện nhé! Chỉ là hơi vất vả một chút nhưng vẫn triển khai được.
3/ Áp dụng AI cho quy trình
Đây là 1 bước chuyển đổi đột phá trong một vài năm trở lại đây. AI hiện tại đã phát triển rất mạnh, mức độ đáp ứng cho công ty rất khớp. Mọi công đoạn, mọi hoạt động đều có thể ứng dụng AI. Chúng ta có thể ứng dụng AI từ ngày bước số hóa dữ liệu đến bước hoàn thiện quy trình online luôn. AI không hề giới hạn trong bất cứ lĩnh vực, công việc, hoạt động nào. Chỉ cần chúng ta biết cách ứng dụng thì AI sẽ hỗ trợ rất nhiều cho chúng ta!
Trên đây là một phần kinh nghiệm, trải nghiệm mà CNG muốn chia sẻ đến mọi người!