29/07/2026
Đừng chỉ nhìn vào báo cáo doanh thu cuối tháng! Doanh nghiệp đang có một khoản chi phí vô hình âm thầm ngốn tiền của anh chị mỗi ngày — nó không nằm trên sổ sách, mà nằm ở quy trình đang làm việc.
Chúng tôi từng hỗ trợ 1 khách hàng cứ mỗi cuối tháng là kế toán thường có một việc phải làm: mở bảng Excel chấm công, mở thêm một bảng khác để đối chiếu thời gian nghỉ phép rồi bắt đầu kiểm tra. Ai đi làm đủ? Ai nghỉ phép? Kế toán phải đối soát lại từng trường hợp, tính thời gian nghỉ, tính lương. Một lần xử lý như vậy mất khoảng 1–2 tiếng. Xong phần tính toán, công việc vẫn chưa kết thúc. Kế toán tiếp tục gửi email cho từng nhân sự để xác nhận bảng lương, mất thêm khoảng 30 phút. Nếu có sai sót, lại quay về kiểm tra: thiếu công ở đâu, nhân viên nghỉ ngày nào, có phải nghỉ phép không, dữ liệu nào cần điều chỉnh. Một quy trình như vậy không có gì bất thường. Thậm chí khi BIT Group trao đổi với khách hàng, có một câu trả lời rất quen thuộc: “Việc này trước giờ vẫn làm như vậy.”. Và có lẽ đây mới là điều đáng để chủ doanh nghiệp suy nghĩ: một quy trình tồn tại lâu không có nghĩa là nó đang hiệu quả. Nếu mỗi tháng nhân sự vẫn mất 1–2 giờ cho những công việc lặp lại, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian. Đó còn là nguồn lực và chi phí đang được dùng cho những việc không tạo thêm giá trị.
Sau khi chúng tôi tư vấn và tối ưu lại quy trình, công việc của kế toán thay đổi khá nhiều. Thay vì phải mở nhiều bảng để đối chiếu thủ công, cuối tháng kế toán chỉ cần mở hệ thống và kiểm tra trong khoảng 5 phút. Thời gian đi làm, nghỉ làm được ghi nhận rõ theo từng giờ, từng phút. Bảng lương được hệ thống tự động gửi đến nhân sự để xác nhận. Nếu có vấn đề, lúc đó kế toán mới cần kiểm tra và xử lý.
Hãy thử nghĩ về đội ngũ của mình. Nếu mỗi nhân viên có thể lấy lại 1-2 giờ mỗi tuần từ những công việc lặp lại, hành chính và không thực sự tạo thêm giá trị, doanh nghiệp sẽ có thêm bao nhiêu thời gian để làm những việc quan trọng hơn? 1-2 giờ đó có thể được dành cho khách hàng, cho những ý tưởng mới, cho việc giải quyết vấn đề, cho những công việc cần tư duy và sáng tạo của con người. AI và tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp đảm nhận một phần những công việc thường nhật. Nhưng trước khi nghĩ đến việc tự động hóa, có lẽ câu hỏi nên bắt đầu đơn giản hơn: “Trong doanh nghiệp của mình, có bao nhiêu việc đang lặp lại hằng tuần mà không ai biết chỉ vì… trước giờ vẫn làm như vậy?”