13/01/2020
🍏 Lập Bảng câu hỏi đánh giá nội bộ (Audit checklist) cho ISO 9001, ISO 14001 và 45001 🍏
Khi tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ, các đánh giá viên luôn có một câu hỏi đâu là cách tốt nhất để lập bảng câu hỏi đánh giá khi chuẩn bị đánh giá nội bộ. Thật không may, không có cách nào tốt nhất để làm việc này. Bảng câu hỏi đánh giá có thể lấy từ nhiều biểu mẫu, và có nhiều cách để lập, nhưng có một số vấn đề cần phải ghi nhớ khi lập bảng câu hỏi này.
⭕️ Xem xét các Quá trình (Quy trình / Thủ tục):
Khi xem xét các quá trình, có một số thứ rất quan trọng để kiểm tra, vì các nội dung này bao hàm hầu hết các câu hỏi quan trọng để hỏi. Tôi sẽ liệt kê một số vấn đề khi bạn xem xét các quá trình:
🍁 Hành động khắc phục: Nếu tài liệu đã được cập nhật theo các hành động khắc phục trước đây hoặc có cơ hội cải tiến, thì bạn cần chú ý đến vấn đề này. Nếu chưa có hành động theo dõi sau khi thực hiện hành động khắc phục, thì đây là thời điểm tốt để thực hiện công việc này bằng cách kiểm tra tính hiệu lực đối với các nội dung đã cập nhật, nhằm đảm bảo rằng các vấn đề được nhận diện trước đây không tái diễn. Cũng như vậy, kiểm tra rằng các thay đổi có được thực hiện một cách chính xác và tất cả nhân viên có hiểu về các thay đổi đã được thực thi không.
🍁 Cập nhật và cải tiến Quá trình hoặc quy trình: Cho dù đã có cập nhật, tuy không hẳn do yêu cầu khắc phục, nhưng bạn có thể kiểm tra rằng các thay đổi có được thực hiện một cách chính xác và chúng có được truyền đạt không.
🍁 Các nội dung không thay đổi: Nếu bạn đánh giá một quá trình mà tài liệu, hoặc một phần tài liệu, chưa được cập nhật đã lâu, bạn có thể tập trung đánh giá xem tài liệu trên còn đúng trên thực tế nữa hay không. Nếu quá trình sẵn có và đã được cải tiến bởi những nhân viên áp dụng một cách nhuần nhuyễn, đây là điều tốt – nhưng bạn cần đảm bảo rằng nó không trái ngược với thông tin trong Quy trình.
⭕️ Chuẩn bị Bảng câu hỏi đánh giá (Audit checklist)
Bảng câu hỏi đánh giá là một danh sách các thông tin và câu hỏi mà đánh giá viên cần hỏi trong quá trình đánh giá, nhằm xác nhận rằng quá trình đang vận hành theo kế hoạch. Bạn có thể xem xét các vấn đề này khi lập bảng câu hỏi:
🍁 Yêu cầu của ISO 9001, 14001 và 45001
Vì một phần của đánh giá nội bộ là đảm bảo các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001, 14001 và 45001 được đáp ứng trong quá trình. Điều này đặc biệt quan trọng nếu quá trình không có đủ các quy trình dạng văn bản liên quan đến Tiêu chuẩn. Vì thế, đưa các câu hỏi để xác nhận rằng quá trình được vận hành theo các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO là điều cần thiết.
🍁 Xem xét quá trình: Khi phương pháp tiếp cận theo quá trình được sử dụng trong Tiêu chuẩn ISO 9001, nhiều đánh giá viên xem xét theo hướng sơ đồ quá trình (đôi lúc gọi là sơ đồ con rùa, vì nhiều người thấy giống con rùa?!). Cách thức này cho phép bạn xem xét các yêu tố của quá trình ngay cả trong trường hợp không có quy trình dạng văn bản.
🍁 Điều quan trọng là phải đảm bảo ra mỗi yếu tốt của sơ đồ trên phải được thông hiểu, nhất quán, và hỗ trợ tính hiệu lực của quá trình, cũng như quá trình trước và sau nó. Trong một số trường hợp, việc phác thảo sơ đồ con rùa có thể là Bảng câu hỏi đánh giá cho quá trình đơn giản.
🍁 Đầu vào và đầu ra: Một phần tương đối khó đối với phương pháp tiếp cận quá trình trong quản lý chất lượng là đảm bảo đầu ra của một quá trình là đầu vào của quá trình tiếp theo. Hãy xem rằng đầu ra có bao gồm tất cả thông tin cần thiết của quá trình sau hay không, đầu ra có được sử dụng bởi quá trình khác không (nếu không, hỏi tại sao có đầu ra này) Kiểm tra các vấn đề này sẽ giúp quá trình đánh giá nội bộ tốt hơn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
⭕️ Mục tiêu quá trình và các chỉ số vận hành chính yếu (KPI):
Tất cả quá trình có một số chỉ số kết quả mong đợi (được nêu trong sơ đồ quá trình). Hãy kiểm tra xem hiệu quả hoạt động quá trình theo các kết quả này có thể giúp bạn hiểu hơn liệu rằng toàn bộ quá trình vận hành theo dự tính không. Nó còn giúp bạn hiểu rằng các nguồn lực được áp dụng và sử dụng như thế nào.
Hiểu mẫu hồ sơ đầu tiên bạn xem xét: Nhằm đánh giá quá trình “Xem xét các hợp đồng” (để đảm bảo rằng chúng được thực hiện và được phê duyệt), bạn sẽ không cần xem từng hợp đồng. Điều quan trọng là bạn phải hiểu nội dung này khi đánh giá và quyết định rút bao nhiêu hợp đồng để kiểm tra (gợi ý: bên được đánh giá không nên chọn dữ liệu bạn cần xem). Bạn có thể lựa chọn một danh sách, hoặc một hợp đồng nào đó trong tuần gần đây, hoặc bất cứ tiêu chí nào bạn đưa ra.
⭕️ Sự chuẩn bị là chìa khoá để thành công:
Tuy nhiên, có nhiều cách bạn có thể lập Bảng câu hỏi đánh giá: có thể là lập sơ đồ quá trình; liệt kê các câu hỏi; lập một loạt các hoạt động cần kiểm tra tính nhất quán; hoặc phô-tô các quy trình và tô đậm các nội dung để kiểm tra; hoặc một danh sách các tài liệu cần kiểm tra sự hoàn thiện. Điều quan trọng là đảm bảo bạn đã chuẩn bị các nội dung để bắt đầu. Một câu hỏi đánh giá có thể dẫn đến nhiều câu hỏi khác hoặc tài liệu khác để kiểm tra, nhưng bảng câu hỏi cần bao gồm điểm bắt đầu để bạn không phải cố gắng viết các câu hỏi lung tung khi đánh giá. Việc chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn có một cuộc đánh giá chuyên nghiệp, và còn được tin tưởng, chấp nhận. Điều này sẽ tạo điều kiện cho bên được đánh giá chấp nhận các yêu cầu khắc phục và cải tiến hệ thống.
⭕️ Trên thực tế, bạn có thể chọn phương pháp Plan-Do-Check-Act (Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động khắc phục/cải tiến) để đánh giá. Ví dụ, bạn chuẩn bị đánh giá bộ phận Bảo trì, bạn có thể hỏi bên được đánh giá trình tự các câu hỏi như sau:
1. Anh (Chị) hoạch định việc bảo trì / sửa chữa như thế nào? Có thiết lập quá trình / quy trình / thủ tục / biểu mẫu nào để thực hiện hay không? (Đây là phần hoạch định – Planning).
2. Anh (Chị) cho xem các hồ sơ bảo trì / sửa chữa trong thời gian gần đây? (Bạn có thể tự đưa ra thời điểm cần phải kiểm tra, đảm bảo rằng bạn chọn một cách ngẫu nhiên). (Thực hiện – Do)
3. Anh (Chị) kiểm tra các thiết bị / máy móc theo chu kỳ như thế nào? Dựa trên thông tin nào để lập ra chu kỳ bảo trì / kiểm tra như vậy? (Thực hiện – Do)
4. Việc kiểm tra / bảo trì như vậy có giải quyết được các vấn đề về hư hỏng của thiết bị hay không? (Check-Kiểm tra).
5. Nếu máy móc, thiết bị vẫn còn hư hỏng nhiều, ảnh hưởng đến sản xuất thì Anh (Chị) có cải tiến / sửa đổi lại Quy trình / quá trình – cách thực hiện hay không? (Hành động khắc phục / cải tiến – Act).
6. ...
Trong quá trình đánh giá, bạn có thể hỏi thêm các yếu tố khác như: kiểm soát kho phụ tùng, kiểm soát dịch vụ bảo trì/sửa chữa bên ngoài, tài liệu hướng dẫn sửa chữa/bảo trì...
Khi bạn có kiến thức về nội dung sẽ đánh giá, bạn sẽ có nhiều câu hỏi sát với hoạt động được đánh giá hơn, mang lại các điểm cải tiến tốt và thiết thực.