09/01/2017
QUẢN TRỊ NĂNG SUẤT TRONG CÁC DN SẢN XUẤT- DỊCH VỤ
Nhìn nhận quản trị DN sản xuất dưới góc độ năng suất là một hướng tiếp cận cũng khá lâu đời và hiệu quả tối ưu về chi phí, năng xuất và chất lượng nếu được triển đồng bộ
Chúng ta thấy rằng trên sơ đồ minh họa thì từ đầu vào sản xuất đến đầu ra bị nhiều rất yếu gây giảm năng suất và kết quả không như mong đợi. Và nhiệm vụ của công tác quản trị là phải xây dựng qui trình, công cụ để xử lý các vấn đề trên và đảm bảo đầu ra được tối ưu và duy trì ở mức cao nhất.
Hiện nay, theo các thống kê thì năng suất các DN Việt Nam nằm mức 55-85%, có nghĩa là DN có thể cắt chi phí 10-25% hàng năm do quản lý chưa hiệu quả. Ngoài cam kết của lãnh đạo là điều cốt yếu trong công tác đổi mới thì sau đây là 6 nguyên nhân khiến DN không đạt được năng suất cao và bị hao hụt lãng phí trong quá trình vận hành :
1. Doanh Nghiệp đi tham quan các nhà máy thấy làm công cụ, triển khai qui trình….rồi bắt chước làm theo mà không hiểu cụ thể bản chất để làm gì, cần phối hợp với công cụ nào. Quản trị năng suất thì phải làm toàn diện thì mới hiệu quả từ xây dựng mục tiêu, qui trình, đào tạo, triển khai, kiểm soát, tuân thủ. Không có một giải pháp tổng thể, phác đồ điều trị tổng quát mà cứ ráp nối lắp ghép thì sẽ không hiệu quả và chỉ giải quyết cục bộ.
2. Các công ty luôn tin rằng làm đầy đủ các hệ thống quản lý chất lượng, tích hợp là bùa cứu cánh cho công tác quản lý DN và DN mình đã hoàn toàn làm chủ chi phí, chất lượng.
Nếu DN đã làm chủ được toàn bộ qui trình và đạt năng suất tối đa thì tự kiểm tra DN mình có bị sản phẩm lỗi, bị trả hàng… hay không? Nếu có chứng tỏ hệ thống quản lý của DN cần hoàn thiện. Đa phần các DN đang cố gắn đạt các chứng chỉ quản lý để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Các hệ thống trên chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý chứ không phải là giải pháp cho mọi vấn đề
3. Hầu hết các DN Việt Nam đều bị trục trặc khâu kế hoạch sản xuất kế hoạch nguyên vật liệu và hệ quả chính là việc giao hàng không đúng hạn, mua nguyên vật liệu, phụ liệu quá thừa hoặc thiếu gây lãng phí, phối hợp các bộ phận sản xuất, kinh doanh không hiệu quả, do các nguyên nhân sau:
a. Định mức lao động , máy móc không chính xác, đa phần dựa vào kinh nghiệm. Một số thì có bấm giờ, đo lường nhưng làm không chính xác.
b. Bộ phận Kế hoạch thường có xu hướng trừ hao theo tỷ lệ, thông thường nguyên tắc phải chính xác trên 95% cho công tác kế hoạch.
c. Không có qui trình riêng cho công tác lập kế hoạch đóng băng sản xuất, không được chèn đơn hàng…… cuối cùng làm đảo lộn toàn bộ hoạt động sản xuất vì các quyết định cảm tính, cá nhân….
d. Không biết làm Kế hoạch: làm kế hoạch chỉ dựa vào kinh nghiệm, nhận đơn hàng tính toán số nguyên phụ liệu, vật tư, nhân công theo kinh nghiệm mà không theo phương pháp cụ thể nào. Chắc chắn là kết quả độ chính xác không cao và hao hụt, tồn kho, thiếu NVL là chuyện thường xuyên. Điều này giải thích cho nhiều DN Việt Nam tại sao càng làm càng bị lỗ do quản lý kém.
4. Các công cụ quản lý chất lượng như ISO, HACCP..vv.: nếu được triển khai bởi công ty tư vấn có tầm, tâm thì sẽ cho kết quả khả quan và giúp DN trong quá trình vận hành. Nếu không làm đầy đủ và chính xác, cải tiến vô tình nó sẽ tạo ra rào cản kìm hãm DN phát triển do các thông số định mức và qui trình chưa tối ưu. Hiện nay, rất nhiều DN có đầy đủ các chứng chỉ nhưng việc tuân thủ rất kém. Một số lý do đưa ra là phải ghi chép nhiều quá, không còn thời gian làm việc, nhiều qui trình thủ tục không cần thiết và vô lý…khiến người lao động họ không chủ động tham gia và thực hiện, nếu giám sát lỏng lẻo sau một thời gian là bỏ ngay. Vì vậy chúng ta cần có 1 hệ thống quản lý riêng điều khiển và kiểm soát tất cả các hệ thống quản lý chất lượng và qui trình hiện tại chứ bản thân các hệ thống chất lượng kia nó chỉ là các công cụ, việc thực hiện và triển khai cần phải được giám sát bởi 1 hệ thống khác.
5. Ý thức và năng suất người lao động trong DN Việt Nam: có nhiều ý kiến chỉ ra năng suất lao động VIỆT NAM thấp, dân lao động Việt Nam không có ý thức công nghiệp, làm việc không hiệu quả….. Tuy nhiên, thực tế chỉ ra ý kiến này không chính xác, mà phải nói trình độ quản lý của DN Việt Nam kém, khiến người lao động làm việc không hiệu quả thì đúng hơn. Ví dụ: thiếu nguyên vật liệu , máy móc hư lên hư xuống, NVL kém chất lượng, qui trình ko chuẩn gây tắc nghẽn chuyền, kế hoạch sản xuất đổi lên đổi xuống, không hướng dẫn đào tạo thực hành cụ thể khi làm đơn hàng mới khiến bị lỗi chất lượng…vv.. là những lỗi phổ biến trong DN sản xuất… thì toàn là do công tác quản lý, giám sát / kế hoạch và không liên quan gì nhiều đến công nhân!. Do đó, để kiểm soát vấn đề con người và năng suất của người lao động thì phương pháp chủ yếu là kết hợp chặt chẽ song song việc hoàn thiện qui trình giám sát chuẩn và thay đổi nhận thức của người lao động thông qua đào tạo, huấn luyện.
Sức khỏe DN (tạm bỏ qua vấn đề tài chính, doanh thu bán hàng) trong môi trường sản xuất chính là được nuôi dưỡng bởi “các mạch máu lưu thông tốt và cơ chế miễn dịch”.Mạch máu lưu thông tốt, ổn định có thể coi như là hệ thống truyền đạt thông tin kết nối các phòng ban và khắc phục sự cố nhanh chóng nhất. Bởi vì các “vấn đề” phát sinh xuyên suốt trong quá trình tác nghiệp sẽ không giống nhau nên phải có cơ chế như thế nào để xử lý, phòng ngừa liên tục, và giải quyết nhanh chóng thì đó chính là cách để DN xây dựng hệ thống miễn dịch. Hệ thống miễn dịch không có thì hở một chút là DN nhức đầu sổ mũi ngay: điều này lí giải cho năng suất thấp kéo dài. Việc trang bị các công cụ quản lý, các hệ thống chất lượng, huấn luyện đào tạo chỉ giải quyết các vấn đề bề mặt nếu không có sự hỗ trợ của hệ thống thông tin, liên lạc xuyên suốt các phòng ban để đạt mục tiêu đề ra.
6. Quản trị sự thay đổi đóng vai trò quan trọng trong triển khai các công cụ quản trị năng suất. Vị trí quan trọng nhất trong môi trường sản xuất tác nghiệp là cấp "giám sát, chuyền trưởng" những cá nhân này kiểm soát 85% tài nguyên đầu vào của DN (máy móc, nguyên vật liệu, công nhân). Nên khi thực hiện các cải tiến, thay đổi thì chúng ta cần phải có các qui trình và cách tiếp cận hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý tham gia một cách hiệu quả và chủ động.
Nam Hoang
IMPAC SYSTEMS VIETNAM