19/02/2026
Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ?
Hôm trước viết bài cho cả nhà, thấy được mọi người đón nhận mà thấy có động lực ghê. Tổng like tôi kiếm được cũng hơn 2k5. Like quả là chất gây nghiện. Hôm trước tôi đã chia sẻ với mọi người về cái nhìn tổng quan Hệ thống Quản trị Nhân sự là gì ? Cụ thể hơn: để CEO QTNS tốt thì CEO cần có kinh nghiệm kiến thức về QTNS (Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ) và có Hệ thống QTNS tốt hỗ trợ. Hệ thống QTNS thực chất là các công cụ QTNS - HR tool.
Kinh nghiệm và kiến thức về QTNS chúng ta đã được rất nhiều anh chị chia sẻ. Còn công cụ QTNS thì không thấy mấy ai nói. Và trong bài tôi chia sẻ HT QTNS tốt phải có 3l (linh, luật, lực). Linh thì ai cũng hiểu, lực thì tôi đã nói ở bài trên, còn luật thì sao? Hệ thống QTNS tuân theo pháp luật là hệ thống như thế nào ? Theo tôi đó là hệ thống đáp ứng được:
- Các điều kiện luật định
- Các cuộc thanh tra của cơ quan quản lý (thuế, lao động, BH)
Đầu tiên, HT QTNS đáp ứng các điều kiện luật đinh là HT có các văn bản luật yêu cầu và nội dung văn bản được cơ quan quản lý chấp nhận. Dưới đây là 3 văn bản và cũng là 3 công việc cần phải làm về mặt lao động (nhân sự) khi thành lập công ty:
1. Sổ quản lý lao động
Nghị định 03/2014/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật lao động về việc làm đã hết hiệu lực và bị thay thế bởi Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
Điều 3 - Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Sổ quản lý lao động
Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
2. Nội quy lao động
Nghị định 05/2015 NĐ - CP đã hết hiệu lực và bị thay thế bởi Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
Điều 69 - Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nội quy lao động
Nội quy lao động tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:
a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;
b) Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;
c) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;
đ) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;
e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;
g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;
h) Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định này.
4. Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Cùng với 2 văn bản bắt buộc phải có này là 26 báo cáo:
- Báo cáo tổng hợp và tình hình tai nạn lao động cấp cơ sở hằng năm (2)
- Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động của cơ sở 6 tháng đầu năm (2)
2. Điều 24.1 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, Báo cáo phải nộp cho Sở Lao đông – Thương binh và Xã hội (“LĐTBXH”)
- Báo cáo y tế lao động của cơ sở lao động hằng năm (3)
- Báo cáo y tế lao động của cơ sở lao động 6 tháng đầu năm (3)
3. Điều 10 Thông tư 19/2016/TT-BYT, Báo cáo phải nộp cho Trung tâm y tế cấp huyện
- Báo cáo về công tác an toàn – vệ sinh lao động của doanh nghiệp hằng năm (4)
4. Điều 10.2 Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH, Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH, Sở Y tế
- Báo cáo về phòng, chống bệnh nghề nghiệp hằng năm (5)
5. Điều 37.2 Luật An toàn, vệ sinh lao động, Báo cáo phải nộp cho Sở Y tế và Bộ Y tế
- Báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp hằng năm (6)
6. Điều 32.7 Nghị định 28/2015/NĐ-CP, Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH
- Báo cáo tình hình thay đổi về lao động 6 tháng đầu năm (7)
- Báo cáo về tình hình thay đổi lao động hằng năm (7)
7. Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP. (thông tư Số: 18/2022/TT-BLĐTBXH Bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
- Báo cáo tình hình tuyển dụng, sử dụng người lao động Việt Nam 6 tháng đầu năm (8)
- Báo cáo tình hình tuyển dụng, sử dụng người lao động Việt Nam hằng năm (8)
8. Điều 2̉6 Nghị định 152/2020/NĐ-CP . (thông tư Số: 18/2022/TT-BLĐTBXH Bãi bỏ thông tư 16/2015/TT-BLĐTBXH)
- Báo cáo tình hình cho thuê lại lao động 6 tháng đầu năm (9)
- Báo cáo tình hình cho thuê lại lao động hằng năm (9)
9. Điều 31 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của doanh nghiệp cho thuê lại.
- Báo cáo số lượng người lao động được tuyển chọn đi làm việc ở nước ngoài tại các địa phương 6 tháng đầu năm (10)
- Báo cáo số lượng người lao động được tuyển chọn đi làm việc ở nước ngoài tại các địa phương hằng năm (10)
10. Thông tư 21/2021/TT-BLĐTBXH hướng dẫn Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng do Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành
- Báo cáo kết quả đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghề hằng năm (11)
11. Luật lao động 2019 Điều 60.2
- Báo cáo tình hình hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động hằng năm (12)
- Báo cáo kết quả hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động hằng năm12(*)
12. Ngày 8 tháng 10 năm 2018 Chính Phủ đã ban hành Nghị định 140/2018/NĐ-CP để sửa đổi và bổ sung một số điều của nghị định 44/2016/NĐ-CP. Cụ thể: Sửa đổi Khoản 2 Điều 44 như sau:
“2. Trước ngày 15 tháng 12 hàng năm, Tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động báo cáo bằng văn bản kết quả hoạt động về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi có trụ sở chính và nơi có hoạt động và cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định theo mẫu quy định tại Phụ lục Id ban hành kèm theo Nghị định này, đồng thời gửi thư điện tử tới Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội theo địa chỉ: [email protected]”
- Báo cáo kết quả hoạt động dịch vụ huấn luyện an toàn lao động, vệ sinh lao động hằng năm (13)
13. Nghị định 4/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 44/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2016 nhưng khôgn sửa điều 44.3.
- Báo cáo kết quả hoạt động quan trắc môi trường lao động hằng năm (14)
14. Nghị định 4/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 44/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2016 nhưng không sửa điều 44.4.
- Báo cáo hàng năm về tình hình đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài15(*)
- Danh sách người lao động đi làm việc ở nước ngoài và Danh sách người lao động về nước hoặc ra ngoài hợp đồng (15)
15. Thông tư 21/2021/TT-BLĐTBXH.
- Báo cáo về công tác quan trắc môi trường lao động tại cơ sở hằng năm (16)
16. Nghị định 4/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 44/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2016 nhưng khôgn sửa điều 44.4.
- Báo cáo tình hình tuyển dụng, sử dụng và quản lý người lao động nước ngoài (17)
17. Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 152/2020/nđ-cp ngày 30 tháng 12 năm 2020 của chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam. (Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/04/2016. Từ ngày 15/02/2021, Nghị định này bị hết hiệu lực bởi Nghị định 152/2020/NĐ-CP.)
- Thông báo tình hình biến động lao động làm việc tại đơn vị (nếu có) (18)
18. Điều 16.2 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH, Thông báo phải nộp cho Trung tâm Giới thiệu việc làm tại địa phương
Chúng ta đã có 2 văn bản và 26 báo cáo, giờ chúng ta cần gì nữa? Đó là chúng ta có đủ giấy tờ để tiếp các đoàn thanh tra (thuế, lao động, BH). Cụ thể là 24 loại giấy tờ cần báo cáo ( hình 4 - 5 - 6). Trong 24 loại giấy tờ trên thì đã có 1 số văn bản báo cáo ở trên.
1. Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản chính và 06 bản sao)
2. Hợp đồng lao động
3. Giấy phép lao động (nếu sử dụng lao động người nước ngoài)
4. Khai trình tình hình sử dụng lao động, báo cáo tăng, giảm lao động
5. Hồ sơ Bảo hiểm xã hội, hồ sơ chi trả các chế độ BHXH, hồ sơ cấp và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.
6. Hồ sơ xử lý kỷ luật lao động, chấm dứt hợp đồng lao động đối với công nhân.
7. Hồ sơ thang, bảng lương của doanh nghiệp.
8. Danh sách ký nhận tiền lương hàng tháng của công nhân.
9. Bảng chấm công của doanh nghiệp
10. Quy chế trả lương trả thưởng
11. Nội quy lao động
12. Thỏa ước lao động tập thể
13. Hồ sơ khám sức khỏe cho người lao động
14. Báo cáo về công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động theo mẫu tại phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH ngày 15/5/2016 của Bộ LĐTBXH; Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động theo mẫu tại Phụ lục XII ban hành kèm theo Nghị định 39/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016 của chính phủ.
15. Hồ sơ đo kiểm môi trường lao động.
16. Trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân (trang bị phương tiện, sổ theo dõi cấp phát, chủng loại và số lượng phương tiện bảo vệ cá nhân đã cấp phát).
17. Công tác huấn luyện An toàn lao động, vệ sinh lao động (số người được huấn luyện, số người được cấp thẻ).
18. Kế hoạch bảo hộ lao động.
19. Xây dựng nội quy, quy trình an toàn vệ sinh lao động cho các máy, niêm yết nội quy tại nơi làm việc.
20. Hồ sơ đăng ký, kiểm định các máy, thiết bị, vật tư yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn - vệ sinh lao động.
21. Sổ theo dõi, lý lịch máy móc thiết bị.
22. Chứng từ nộp kinh phí, đoàn phí công đoàn.
23. Các quy định về dạy nghề.
24. Các văn bản quy định khác của doanh nghiệp.
Vâng! Vậy là các CEO đã có checklist các văn bản cần làm để kiểm tra (audit) hệ thống QTNS nội bộ rồi. Và chúng ta cũng giải quyết xong câu hỏi: Hệ thống QTNS tuân theo pháp luật là hệ thống như thế nào ? Chúc mọi người không bị rắc rối bởi luật. Thực ra khi mới thành lập công ty, luật có yêu cầu 1 số việc cần phải làm ngay.
Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản
Xem bài có hình: http://bloggiamdoc.com/2017/04/02/he-thong-quan-tri-nhan-su-dap-ung-theo-luat-ma-ceo-can-xay-co-nhung-gi/
![🔥 [RECAP BUỔI 05 - KỸ THUẬT SĂN NHÂN TÀI H08] GIAO TIẾP ONLINE VỚI ỨNG VIÊNBuổi học tập trung vào kỹ năng giao tiếp thực...](https://img4.businesses10.com/184/536/1403261601845360.jpg)
