Gentili sigg.ri,
vorrei riepilogare le attività che ciascun amministratore è chiamato a svolgere, ai fini di una diligente gestione ordinaria:
• Rappresentanza legale del Condominio;
• Convocazione delle Assemblee ed esecuzione delle delibere;
• Tenuta del registro verbali e di ogni documentazione prescritta;
• Redazione, ed esposizione in sede assembleare, del rendiconto annuale;
• Gestione inc
assi e pagamenti, con tenuta conto bancario/postale intestato al Condominio;
• Archiviazione elettronica, e disponibilità alla consultazione, dei documenti condominiali;
• Gestione e cura delle parti, degl’impianti e delle cose comuni;
• Cura dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, i Fornitori, ed eventuali Dipendenti;
• Presentazione delle dichiarazioni fiscali, e certificazione dei versamenti per le ritenute operate;
L’attuale quadro normativo ha indotto alcune criticità nello svolgimento delle attività elencate, che oggi devono necessariamente conformarsi ad una disciplina complessa, ed in progressiva evoluzione. A tal proposito, vorrei segnalare che il Condominio potrà avvalersi della mia piena ed informale disponibilità ad approfondimenti in materia giuridica. Altrettanto informalmente, saranno disponibili le mie relazioni con professionisti in ambiti diversi, per ottenere pareri e confronti tecnici su impianti, adeguamenti tecnologici, riparazioni. mandato, indico qui di seguito le modalità operative normalmente seguite nello svolgimento delle attività palesi. Passaggio di consegne
Con l’intento di rendere quest’attività precisa, e possibilmente tempestiva, l’acquisizione dei documenti provenienti dalla precedente amministrazione sarà effettuata con elencazione tassativa e copia controfirmata. Verificata la coerenza dei saldi, la cassa condominiale ed i debiti/crediti verso terzi, redigerò un documento di sintesi, che sarà portato a conoscenza dei Condomini entro 2 mesi dal completamento delle consegne. Tale intervallo di tempo servirà anche a controllare e far emergere eventuali carenze tra i documenti prescritti, e sarà sufficiente per mettere a fuoco possibili problematiche cui dare soluzione. Attività tracciate
Ho consuetudine alla dattilo-trascrizione dei verbali di Assemblea (che così vengono notificati, finalmente, in forma … leggibile). Ove la sede assembleare consenta l’alimentazione elettrica di una stampante portatile, provvedo invece alla redazione mediante notebook, con la sottoscrizione del cartaceo dattiloscritto, direttamente disponibile a fine Assemblea. Quanto all’archiviazione elettronica dei documenti contabili, segnalo che le registrazioni saranno effettuate con un sistema gestionale che consente la pubblicazione dei dati on-line, ai sensi dell’art. 71-ter delle Disposizioni per l’attuazione del C.C. Il rendiconto, redatto annualmente con relazione di accompagnamento, sarà completato dal riepilogo finanziario (ex stato patrimoniale). Mezzi di comunicazione
Per richieste che non siano di estrema urgenza, ritengo che la posta elettronica sia da preferire. I Condomini che dispongono dello strumento, potranno mandare una e-mail al mio indirizzo, affinché io possa costituire la rubrica. Per brevi note informative, e nei casi in cui non necessita notifica, sono favorevole anche all’impiego di Whatsapp. I Condomini che lo desiderano, potranno trasmettermi un numero di cellulare ed autorizzazione all’invio di messaggi, con eventuali allegati. Resta ovviamente piena la disponibilità alla gestione cartacea della corrispondenza, ed al contatto diretto, sia via filo, sia per incontri su appuntamento. In assenza di altre necessità, visiterò il fabbricato con cadenza quindicinale, favorendo gl’incontri personali. Per le comunicazioni che il Condominio dovrà destinare alla generalità dei Condomini (ma anche per l’affissione di avvisi concernenti la lettura delle utenze, o circolari di Enti terzi, etc.) ciascuna scala del fabbricato dovrà essere dotata di bacheca. Ove non fosse già presente, i Condomini saranno senz’altro d’accordo alla modica spesa, che consentirà di evitare la deprecata abitudine dei foglietti attaccati alle vetrate dei portoni o della portineria …
Modalità d’incasso
Coloro che già impiegano un servizio di home banking, al ricevimento dell’avviso di pagamento, potranno convenientemente utilizzare tale metodo (che, tra l’altro, genera auto-quietanza). Segnalo che questa modalità consente di adempiere correttamente al dettato della norma vigente. Ai Richiedenti, farò seguire una ricevuta dotata di riferimento specifico. Sarà comunque ancora conservato il tradizionale pagamento in contanti e/o a vista, con emissione dell’avviso, indicazione di giornata ed orario d’incasso presso il fabbricato condominiale, e consegna contestuale di ricevuta cartacea.
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Questa semplice presentazione non si presta ad informazioni più dettagliate. Sono disponibile, per chiunque desiderasse, ad incontri di approfondimento. Nell’attesa, colgo l’occasione per porgere i miei migliori saluti. dr. Ivo Stornaiuolo
Mediatore civile e commerciale - D.Lgs. 28/2010 e successive modificazioni
Amministratore condominiale ed immobiliare - art. 71bis Disp.
